Binnen een bedrijf in Transpas Enterprise kunnen meerdere departementen (afdelingen) worden aangemaakt. Deze worden gebruikt om dossiers van elkaar te onderscheiden.
In de stamgegevens van een departement worden diverse zaken vastgelegd die als standaard worden gebruikt bij de invoer van een dossier.
Via de kolom Gebruikers toegang groep is de toegang te beperken tot medewerkers die bij een specifieke gebruikersgroep horen.
Als er maar één afdeling of departement is ingesteld, wordt dat automatisch op een dossier ingevoerd.
Als er meerdere departementen zijn, dan kan de gebruiker kiezen welk departement wordt toegewezen aan een dossier.
¶ Belangrijke instellingen
¶ Tabblad Algemeen
| Kleur | Departementen kunnen elk een eigen kleur krijgen, zodat in het orderscherm de dossiers van verschillende departementen kunnen worden onderscheiden |
| Tellers | De teller die voor de nummering van dossiers in het gekozen departement geldt |
| Crossdockroute bepaling | De crossdockroute voor dit departement. In scherm Financiële relaties kan hier per relatie van af worden geweken |
| Plangroepbepaling | Plangroepbepaling voor dit departement. Dit is alleen hier in te stellen |
| Vaste plangroep | Als plangroepbepaling leeg is, of de zending voldoet aan geen enkele voorwaarde in de plangroepbepaling, dan wordt de vaste plangroep ingevuld |
¶ Tabblad Orderinvoer
| Overig | |
| Automatisch bijwerken tariefeenheid | Zet je dit op Nee, dan wordt de tariefeenheid niet bijgewerkt wanneer de eenheid wordt aangepast. Aanbevolen is om dit op Ja te zetten Zie ook: Tariefaantallen |
| Laad- en losdatum | Zie het artikel over de losdatumbepaling |
¶ Tabblad Extra parameters
Financiëel
| Regelfacturering | Nee betekent dat een dossier in zijn geheel gefactureerd moet worden Ja betekent dat zendingen afzonderlijk gefactureerd kunnen worden Dit kan ook op fin. relatieniveau en op bedrijfsniveau ingesteld worden |
| Minimale status voor facturatie | Wanneer kan je een zending factureren? Veelgebruikt zijn status gepland (staat in een rit) of finished (rit is afgevlagd) |
| Factureer 0-zendingen Factureer 0-dosssiers |
Zet dit op Ja als je ook zendingen wilt factureren die geen bedrag hebben Bijv. er is de tariefafspraak: 250 EUR + 50 EUR per adres. Dan is het vrachtbedrag leeg. Dit los je op door of dit op ja te zetten, of door het totaal bedrag over delen van de rit te verdelen (zie hiervoor Omzetverdeling) |
| Tariefdatum inst. | De tariefdatum kan op bedrijfsniveau ingesteld worden, maar dus ook per departement |
| Zending geannuleerd voor facturatie locken | Standaard blijven zendingen die geannuleerd zijn voor facturatie open staan, tenzij je dit op Ja zet, dan komt er voor dat soort zendingen een slotje |
| Standaard kredietlimiet | Dit is hier standaard voor alle relaties in te stellen. Dit is niet aan te raden. Zie ook: Kredietlimiet instellen |
| Blokkeer bij overschrijding kredietlimiet | Zet je dit op Ja, dan kunnen er geen orders ingevuld worden voor klanten die geen krediet meer hebben |
| Verwachte kosten tariefgroep | Het is mogelijk verwachte kosten te tariferen, hier is in te stellen welke tariefgroep daarvoor gebruikt moet worden |
| Consolidatiemethode | Per departement is er een standaard methode in te stellen, maar normaal zul je dit per relatie instellen |
Overige
| Laad/los datum waarschuwing | Wanneer de laad/losdatum afwijkt van de orderdatum, krijg je hier een melding over. Dit is standaard 14 dagen, zelfs wanneer je hier een waarde invult die groter is dan 14 zal hier een melding over gegeven worden |
| Voorkeuren bij - kopiëren zending - maken van nalevering - maken van retourzending |
Hier vul je een voorkeur uit het scherm Zending kopieer voorkeuren in. Het is mogelijk om standaard gedrag aan te geven, bijv. wat de nieuwe laaddatum moet zijn, wat de transportsoort moet zijn, of waar Klaar voor factuur op moet staan. De voorkeuren zijn alleen in scherm Departementen in te vullen |
Uitbesteden
| Afgesproken prijs vragen bij intern uitbesteden | Via de rechtermuisknopactie Intern uitbesteden wordt er om een prijs gevraagd als dit op Ja staat, anders wordt dezelfde prijs aangehouden |
| Afgesproken prijs vragen bij extern uitbesteden | Bij het inplannen van een charter in de planning vraagt Transpas om een prijs als dit op Ja staat |
Rapporten
| CMR rapport | Welk rapport het CMR-rapport is. Dit is in de schermen Bedrijf, Departement en Plangroep in te stellen |
Afleverstatussen
| Afleverstatussen wordt normaal bij implementatie ingevuld |