¶ Introductie
Voor een groot aantal zaken in Transpas Enterprise wordt een automatische teller gebruikt. Deze bepaalt wat de volgende waarde wordt.
Bijvoorbeeld voor een dossiernummer, voertuignummer, medewerkernummer of factuurnummer.
Voor het bijwerken en aanmaken van deze tellers is een apart scherm ingericht.
Dit is op twee manieren te benaderen:
- F11 -> Tellers
- Stambestanden -> Instellingen -> Tellers
De Nummer kolom geeft het volgende nummer aan.
Stel, de waarde in de kolom Nummer voor de Verkoopfacturen teller is 117 en er wordt een nieuwe verkoopfactuur aangemaakt, dan krijgt de nieuwe factuur het nummer 117 en de waarde in de Nummer kolom wordt 118.
¶ Teller aanpassen
De nummering is naar wens aan te passen. Bijvoorbeeld omdat er overgestapt wordt op een nieuwe manier van voertuignummering.
Het aanpassen van een teller kan heel eenvoudig door het getal in de Nummer kolom aan te passen.
Om de nummering van crediteuren als voorbeeld te nemen: Als de crediteur altijd met een 2 moet beginnen, vul dan 2000 in, in de Nummer kolom voor de betreffende teller.
¶ Herbruikbare nummers
Wanneer een regel wordt verwijderd waarvoor een teller wordt gebruikt, wordt het nummer opgeslagen in de tabel Herbruikbare nummers onderin het scherm. Bijvoorbeeld bij het verwijderen van een factuur. Als er dan een nieuwe regel wordt aangemaakt, wordt eerst een herbruikbaar nummer gekozen.
Wanneer dit niet wenselijk is, en er een nummer niet mag worden hergebruikt, kan het nummer worden verwijderd uit de lijst van herbruikbare nummers. Dit kan door op het nummer te staan en vervolgens op Shift + Delete te drukken.
¶ Dossiernummers opnieuw gebruiken
Als dossiernummers opnieuw gebruikt moeten worden, nadat een dossier verwijderd is, dan is dit aan te schakelen in het scherm Departementen, tabblad Algemeen onder het kopje Tellers: zet dan Dossiernummers hergebruiken op Ja.
¶ Teller wisselen
¶ Factuurteller
Voor verschillende bedrijven kan ook verschillende factuurtelling gehanteerd worden.
Deze teller wordt vastgelegd op het bedrijvenscherm op het tabblad Factuur groepen, tabblad Groep eigenschappen en vervolgens het veld Factuur teller:
Het wordt afgeraden om jaartallen aan facturen te koppelen. De teller moet dan elk jaar handmatig worden aangepast. Daarnaast is het lastig om een factuur van vorig jaar aan te maken als er al een factuur van het nieuwe jaar bestaat.
Wanneer er voor twee bedrijven elk een andere factuurteller wordt gebruikt met hetzelfde format, bijvoorbeeld beide beginnend met het jaartal gevolgd door 4 cijfers, zullen er in beide bedrijven facturen worden aangemaakt met hetzelfde nummer.
Factuurnummer 20210001 zal dus zowel in bedrijf 1 als in bedrijf 2 voorkomen.
¶ Relatieteller
Ook voor relaties is het mogelijk om in verschillende bedrijven een verschillende telling te hanteren.
De relatieteller is te vinden in het bedrijvenscherm op het tabblad Relaties, veld Relatienr teller.
Daaronder zijn ook de velden Debiteurnr teller en Crediteurnr teller waar vanzelfsprekend respectievelijk de teller voor debiteuren en crediteuren kan worden vastgelegd.
¶ Technische nummers
De nummers die hierboven staan beschreven worden ook wel de ID's genoemd. Zo heet het verkoopfactuurnummer bijvoorbeeld het SalesInvoiceID en een ritnummer een TripID.
Onderwater maakt Transpas gebruik van technische nummers. Bijvoorbeeld voor de verkoopfacturen het SalesInvoicenr.
Dit is een kolom die in de meeste schermen niet standaard zichtbaar is.
Deze zijn niet aan te passen in het Tellers scherm en deze kunnen ook beter niet zomaar worden aangepast.