Er zijn twee manieren om een nieuwe relatie aan te maken:
Wanneer een nieuwe relatie wordt aangemaakt, wordt er een * weergegeven in de grijze balk aan het begin van de rij. Dit geeft aan dat de gegevens in deze rij nog niet zijn opgeslagen en nog in bewerking zijn.
Nu kan begonnen worden met het invullen van de gegevens voor de relatie. De informatie kan zowel worden ingevuld in het bovenste grid als in de tabbladen eronder. De plaatsnaam wordt automatisch geselecteerd op basis van het ingevulde land en de postcode van de betreffende relatie. Een relatie kan worden opgeslagen door opnieuw op het pijltje omlaag te klikken of door met de muis een andere rij te selecteren. De * verandert dan in een > en de relatie is opgeslagen.
Een financiële relatie wordt aan gemaakt in het scherm Relaties door onder tabblad Algemeen aan te vinken dat de relatie een debiteur of crediteur is:
Een financiële relatie komt altijd voor onder relaties, maar een relatie is alleen een financiële relatie als het vinkje Debiteur en/of Crediteur is aangevinkt. Pas dan wordt deze ook zichtbaar onder Financiële relaties.
Maak een financiële relatie niet aan in het scherm Financiële relaties. Als de relatie al bestaat in het scherm Relaties, maar deze is nog geen debiteur/crediteur, dan wordt een nieuwe relatie aangemaakt.
Onder het tabblad adressen is het zojuist aangemaakte adres terug te vinden. Hier kunnen indien nodig extra adressen toevoegen voor de betreffende relatie. Ook welk type adres dit is, zoals leveringsadres, postadres, crossdockadres, afkoppeladres, enzovoort. kan hier aangegeven worden.
Voor elk ingevoerd adres worden achter de schermen de coördinaten berekend. Zodra een relatie in een order wordt gebruikt, worden deze coördinaten gebruikt om de afstand tussen laden en lossen te berekenen.
Onder elke relatie bestaat de mogelijkheid om contactpersonen toe te voegen. Hier is alle relevante informatie vast te leggen, zoals namen, telefoonnummers en e-mailadressen. Deze gegevens kunnen later in Transpas worden gebruikt voor verschillende doeleinden, zoals het automatisch verzenden van een transportopdracht naar een transporteur of het versturen van een factuur naar de administratie van een debiteur. Door contactpersonen aan een relatie toe te voegen, wordt het gemakkelijker om efficiënt te communiceren en taken uit te voeren binnen het systeem.
Zoals eerder vermeld, worden de plaatsen automatisch ingevuld op basis van de combinatie van het land en de postcode. Er zijn echter situaties waarin er geen directe overeenkomst wordt gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben:
Indien de plaatsnaam dus leeg blijft, volg dan de onderstaande stappen:
Als er geen resultaten worden weergegeven, betekent dit dat de combinatie van het land en de postcode niet bekend is in Transpas. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van plaatsen in Transpas.