Er zijn twee schermen in Transpas die veel overeenkomsten vertonen: Financiële relaties en Relaties.
Beide zijn te vinden onder Ga naar -> Relaties
¶ Relaties
Dit omvat alle relaties in Transpas, zoals laad/losrelaties, koppellocaties, douaneadressen, terminals, enzovoort.
Alle financiële relaties zijn ook relaties en worden dus ook in dit scherm weergegeven, maar dan zonder de financiële gegevens.
¶ Financiële relaties
Een relatie is een financiële relatie als de relatie een debiteur of crediteur is.
In het scherm Financiële relaties worden extra gegevens over deze relatie opgeslagen, zoals het BTW-nummer, bankrekeningnummers en andere informatie die relevant is voor facturatie.
Een relatie kan alleen Opdrachtgever van een dossier / zending zijn als deze ook een debiteur is.
¶ Aanmaken Financiële relatie
Een financiële relatie wordt aan gemaakt in het scherm Relaties door onder tabblad Algemeen aan te vinken dat de relatie een debiteur of crediteur is:
Een financiële relatie komt altijd voor onder relaties, maar een relatie is alleen een financiële relatie als het vinkje Debiteur en/of Crediteur is aangevinkt. Pas dan wordt deze ook zichtbaar onder Financiële relaties.
Maak een financiële relatie niet aan in het scherm Financiële relaties. Als de relatie al bestaat in het scherm Relaties, maar deze is nog geen debiteur/crediteur, dan wordt een nieuwe relatie aangemaakt.
Zie ook:
¶ Verwijderen Financiële relatie
Verwijder een Financiële relatie niet!
Als voor een relatie geen orders meer gereden gaan worden, kan deze op inactief gezet worden.
Dit is beter dan verwijderen, omdat het verwijderen er ook voor zorgt dat bij oude dossiers voor deze klant de klantnaam niet meer zichtbaar is.
Een relatie is inactief te maken via de groene knop met het vinkje in de taakbalk:
In het dropdownmenu (in het screenshot hieronder rechts) is te kiezen welke relaties zichtbaar moeten zijn:
| Active | alleen de actieve relaties |
| In-active | alleen de inactieve relaties |
| * | Alle relaties |
¶ Relaties delen
Relaties kunnen worden gedeeld tussen de eventuele verschillende bedrijven in Transpas.
Debiteuren/crediteuren kunnen niet worden gedeeld. De reden hier achter is dat de financiële gegevens voor een relatie per bedrijf kunnen verschillen: het debiteurnummer bijvoorbeeld kan verschillen per bedrijf. Om dit mogelijk te maken is een financiële relatie uniek per bedrijf.
Zie ook:
¶ Adressen
Bij een (financiële) relatie kunnen een of meerdere adressen toegevoegd worden, die zichtbaar zijn op het tabblad Adressen.
Elk adres heeft ook een type (postadres, leveringsadres, factuuradres, enzovoort):
Deze kenmerken kunnen worden geselecteerd voor elk adres op het tabblad Adresdetails.
Alleen als Levering op Ja staat, kan dit adres ingevuld worden als een laad- of losadres.
Algemeen adres
Welk adres onder tabblad Algemeen en in het bovenste grid wordt weergegeven, is afhankelijk van het type en van het scherm:
- In het scherm Financiële relaties is dit het adres waar Postadres is aangevinkt
- In het scherm Relaties is dit het adres waar Levering is aangevinkt