¶ Dossier, Zending & Rit
¶ Dossier
Een order is de afspraak die een vervoerder met haar klant maakt om iets van A naar B te vervoeren. Alles wat afgesproken is staat in die order.
In Transpas onderscheiden we een dossier (ook wel order genoemd) en een zending (ook wel rit of traject genoemd).
Op een dossier wordt onder andere de opdrachtgever vastgelegd. Alle zendingen binnen een dossier zijn dus van dezelfde opdrachtgever.
Andere gebruikte termen: order, transportorder, boeking of sales order.
¶ Zending
Onder een dossier hangen zendingen. Een dossier kan 1 of meerdere zendingen bevatten. Op de zending worden zaken vastgelegd als het laad- en losadres, de goederen en tarieven.
Een zending kan worden gesplitst, bijvoorbeeld als de goederen eerst worden geladen door auto 1 en de volgende dag worden gelost door auto 2. Een zending heeft dan 2 of meerdere trajecten, ook wel legs genoemd. We noemen dit planlegs.
Andere gebruikte term: Leg
¶ Rit
Een rit is een verzameling van een of meerdere planregels, uitgevoerd door een auto, trailer, chauffeur.
Op het moment dat de auto of chauffeur van een rit wordt gewijzigd, spreken we van afkoppelen. De rit wordt als het ware gesplitst in twee deelritten: resourcecombinaties (rc).
Een rit volgt normaliter de trailer.
Een rit kan een dag duren, of een dagdeel, maar er zijn ook meerdaagse ritten of zelfs ritten die een maand duren. Het is aan de planner om te bepalen waar de rit begint en eindigt, Transpas Enterprise is daar flexibel in.
¶ Departement & Plangroep
Departementen (ander woord is afdelingen) worden regelmatig verward met plangroepen.
Ruwweg kun je stellen: Een departement kom je bij orders tegen, een plangroep bij ritten.
¶ Departement
- Een dossier bestaat uit een dossierregel met 1 of meerdere zendingen.
- Elk dossier krijgt automatisch een Departement toegewezen. Dat is het departement dat boven in het transportorderscherm op het moment van aanmaken van het dossier staat geselecteerd.
- Alle zendingen in het dossier behoren tot hetzelfde departement (in tegenstelling tot de plangroep).
- Een departement bevat diverse standaard instellingen voor orderinvoer.
¶ Plangroep
Dit is een verzameling van bij elkaar horende orders, planlegs, voertuigen, ritten.
Een plangroep kan op een order, planleg, resource of rit worden ingesteld. Het biedt de mogelijk overzicht in de planning te krijgen. Een lijst met 1000 planlegs is onoverzichtelijk. Door ze in te delen in plangroepen, krijg je veel meer overzicht, bijvoorbeeld:
- Plangroep Export: Alle planlegs vanaf het crossdock naar Duitsland.
- Plangroep Voorhaal: Alle planlegs naar het crossdock toe.
¶ Inkoop & Verkoop
¶ Inkoop
Met inkoop wordt bedoeld alles aangaande verwerken van inkoopfacturen. Tot en met het doen van de boeking in uw financiële applicatie.
Met inkoop is ook altijd een crediteur gemoeid, degene waar u een factuur van krijgt. Dit kan bijvoorbeeld zijn een charters, reinigingsstations en ferrymaatschappijen.
Het gaat hier om kosten.
¶ Verkoop
Met verkoop wordt bedoeld alles aangaande het verwerken van verkoopfacturen.
Met verkoop is altijd een debiteur gemoeid, een klant. Degene waar u de factuur naar toe stuurt.
Het gaat hier om omzet.
De verkoopfacturen worden in Enterprise gemaakt, geprint, gemaild. Alleen de boeking gaat naar de financiële applicatie.
¶ (Financiële) Relaties
Er zijn twee schermen die veel met elkaar gemeen hebben: Financiële relaties en Relaties.
- Financiële relaties: dat zijn alle relaties die debiteur en/of crediteur zijn.
- Gewone relaties: Alle relaties, dus laad/losadressen, depots, terminals, etc. Maar ook de financiële relaties, maar dan zonder financiële gegevens.
Adresgegevens van medewerkers worden nog weer apart in het scherm medewerkers vastgelegd.
Een financiële relatie komt ook altijd voor onder relaties, maar een relatie is alleen een financiële relatie, als het vinkje Debiteur en/of Crediteur is aangevinkt.
Pas dan wordt deze ook zichtbaar onder Financiële relaties. In dat scherm kunnen ook extra gegevens bij deze relatie worden opgeslagen, zoals BTW nummer, bankrekeningnummers, informatie van belang voor het factureren, etc.
Een relatie (financieel of gewoon) heeft altijd een of meerdere adressen, die zijn zichtbaar op de tab Adressen. Elke adres heeft weer een type (postadres, leveringsadres, factuuradres, depot, etc. )
Wat in het bovenste grid wordt getoond is afhankelijk van het scherm waarin je zit:
- In het scherm Financiële relaties wordt in het grid het postadres getoond.
- In het scherm Relaties wordt in het grid een leveringsadres getoond.
Dit zijn kenmerken die je per adres kunt aanvinken op de tab Adresdetails.
¶ Resourcecombinatie
Een resourcecombinatie is, zoals de naam wellicht al verklapt, een combinatie van resources.
Specifieker is dit een combinatie van truck, trailer(s) en chauffeur(s) (en eventueel heftruck) zoals deze bestaat in een rit.
Wanneer er binnen een rit, afgezien van de eerste en laatste activiteit, niet wordt aan- of afgekoppeld, heeft een rit één resourcecombinatie. Wordt er halverwege gewisseld van bijvoorbeeld truck of chauffeur? Dan ontstaan er twee resourcecombinaties.
De resourcecombinaties zijn te zien op het tabblad Kosten in het scherm Planning.
¶ Technische begrippen
Hieronder volgen wat begrippen die als gebruiker niet erg interessant zijn.
Echter, bijvoorbeeld bij het bouwen van maatwerk kan het handig zijn om sommige dingen specifiek te kunnen benoemen.
Daarom worden hieronder kort wat technische begrippen uitgelicht.
¶ Grid
Het grid is de tabel met velden die vaak in het bovenste deel van het scherm wordt weergegeven.
Het grid wordt gebruikt om informatie van meerdere regels, bijvoorbeeld meerdere dossiers of zendingen, tegelijk te laten zien.
We nemen hiervoor het scherm Transportorders als voorbeeld.
Bovenin zien we het dossiergrid.
¶ Fieldscrollbox
De fieldscrollbox, ook wel FSB genoemd, is het deel, vaak onderin het scherm, met informatie alleen over die specifieke regel.
In de fieldscrollbox is vaak meer informatie te zien dan in de grid en wordt gebruikt om gedetaileerdere informatie vast te leggen.
Dit is de fieldscrollbox van een goederenregel.