Het is mogelijk om extra kosten (automatisch) toe te voegen aan een order/zending. Een voorbeeld is een toeslag die geldt voor een specifieke opdrachtgever of voor een debiteurengroep. Bijvoorbeeld een Energietoeslag.
Een Kostensoort kan ook als tarief worden gebruikt in combinatie met een eenheid. Het is hierbij mogelijk een staffel te gebruiken.
Extra kosten kunnen
- handmatig worden toegevoegd
- ingesteld worden in scherm Extra kostensoorten
- gekoppeld worden aan een opdrachtgever/relatie in scherm Financiële relaties
- toegekend worden via een toeslagbepaling
Een toeslagbepaling gebruik je als je bijvoorbeeld een toeslag rekent in een bepaalde regio, of voor een bepaalde plangroep.
Voor het instellen van een toeslagbepaling is een apart artikel:
¶ Een extra kostensoort toevoegen
- Open het scherm via Stambestanden -> Transport -> Extra kostensoorten
- Voeg een nieuwe regel toe een geef deze een omschrijving.
| Valuta | Welke valuta er ingevuld is |
| Eenheidsprijs | Als de extra kostensoort een vaste prijs heeft, vul je dat hier in |
| Grootboekrekening | De grootboekrekening die bij de kostenregel ingevuld wordt |
| BTW Code | De BTW-code die bij de kostenregel ingevuld wordt |
| Brandstoftoeslag berekenen | Zet dit op ja om nog brandstoftoeslag over het bedrag heen te laten komen |
| Is percentage | Vul je hier ja in, is de eenheidsprijs het percentage. Het is handig om dan bij Eenheid ook het procentteken in te vullen |
| Aantalsoort | Hier geef je aan waar het om gaat, bijv. payload, gewicht of uren. Dit is vereist om staffels te gebruiken |
| Klaar v. factuur vereist | Staat dit op ja, moet handmatig bij elke kostenregel klaar voor factuur op ja gezet worden, voor de kosten gefactureerd mogen worden |
¶ Verdere instellingen per extra kostensoort
Onder prijzen kan je instellen dat de extra kostensoort automatisch moet worden toegekend.
Voorbeeld 1: Hierboven zie je dat de deze kostensoort in Bedrijf GREEN voor relatie 104 - Art Systems altijd moet worden toegevoegd aan een order.
Voorbeeld 2: Voor 19 - Kaspers Transport alleen in bedrijf GREEN én als de opdrachtgever een vervoerder is.
In het scherm F11 -> Financiële relaties, tabblad algemeen kan bij elke relatie ingesteld worden of deze vervoerder of debiteur is:
Andere tabbladen:
- Bij vertaling kan je voor andere talen instellen hoe de extra kostensoort wordt genoemd in andere talen
- Over tabblad facturatie lees je hier meer
- Onder Documenten kan je een document plaatsen, denk hierbij aan voorwaarden of iets dergelijks.
¶ Staffels in plaats van een vast tarief
Rechts in het scherm is een staffel in te vullen.
Bij Datum vanaf en Datum t/m geef je aan van wanneer tot wanneer de staffel moet gelden.
Om staffels te gebruiken moet er een aantalsoort ingevuld zijn.
| Aantal vanaf | Vanaf welk aantal de staffel geldt. Je kunt dit leeg laten in de eerste regel |
| Aantal t/m | Tot welk aantal de staffel geldt. Dit kan leeg gelaten worden op de laatste regel om alles boven een bepaald aantal te kiezen |
| Prijs | De prijs dit bij het betreffende aantal hoort (aantal x prijs) |
| Is vaste prijs | Zet dit op ja om aan te geven dat de prijs vast is, en niet per stuk |
| Minimum | Is aantal x prijs lager dan dit bedrag, wordt dit bedrag gekozen |
| Maximum | IS aantal x prijs hoger dan dit bedrag, wordt dit bedrag gekozen |
¶ Rechtstreeks koppelen aan Financiële Relatie
Een kostenregel kan via een toeslagbepaling worden toegekend, maar ook ingevuld worden bij een relatie.
- Open het scherm via Ga naar -> Relaties -> Financiële relaties
- Selecteer tabblad Transport > Toeslagen
- Voeg hier de Toeslagbepaling(en) toe:
¶ Facturatie
In het scherm bedrijven staan een aantal instellingen die belangrijk zijn voor het verzamelen van Extra kosten op inkoopfacturen:
- Stambestanden -> Algemeen -> Bedrijven
- F11 -> Bedrijven
| Nog niet afgevlagde kosten verzamelen | Zet dit op ja om kostenregels te kunnen factureren, ook als de rit waar ze bij horen nog niet afgevlagd is |
| Kostenregels met bedrag 0 verzamelen | Zet dit op ja om kostenregels te kunnen factureren waarvan het bedrag 0 of leeg is |
| Alleen gefactureerde kostenregels verzamelen | Zet dit op ja om alleen kostenregels te kunnen facturen die al op een verkoopfactuur staan |
| Alleen verzamelen uit ritten met +saldo | Zet dit op ja om alleen kostenregels te kunnen factureren uit ritten met een positief saldo |
Hoe je instelt dat extra kosten niet samen met een zending op één factuur komen, lees je hier: