Standaard worden extra kosten samen met het dossier of de zending gefactureerd. Het is mogelijk om extra kosten apart te factureren.
Aangeven of extra kosten apart moeten worden gefactureerd, kan op 2 manieren:
Open het scherm via Stambestanden -> Transport -> Extra kostensoorten
Zoek de extra kostensoort op die apart gefactureerd moet worden. Onder het tabblad Facturatie staat de kolom Aparte factuur. Zet deze op ja.
Het kan voorkomen dat je Extra kosten wilt controleren, voordat deze gefactureerd worden.
Als extra kosten niet gefactureerd mogen worden voor Klaar voor factuur op ja staat, geef dat aan in het scherm Extra kostensoorten:
In het venster Extra kosten afhandeling staat een blauw bolletje met een uitroepteken in de kolom Klaar voor factuur om aan te geven dat hier iets mee moet gebeuren:
De wachtkosten in de afbeelding hierboven kunnen alleen gefactureerd worden als bij de extra kostenregel Klaar voor factuur op Ja staat. Dat moet dan handmatig worden aangegeven.
Als extra kosten (zoals bijvoorbeeld wachturen) aangevraagd moeten worden bij de opdrachtgever, zijn er twee velden beschikbaar in de Extra kosten afhandeling om dit vast te leggen.
Een zending kan van de factuur gehaald worden wanneer de extra kostenregels op een andere factuur staan. De zending kan dan gewijzigd worden, maar de gefactureerde kostenregels staan op slot.
Als door een wijziging van de zending de extra kostenregels aangepast / verwijderd zouden worden, gebeurt dit alleen als factuurstatus van de factuur met de extra kostenregels Mutatie is. Als de extra kostenregels al geprint of geboekt zijn, worden deze dus niet meer aangepast.
Een gefactureerde zending kan veranderd / herberekend worden zolang de factuurstatus Mutatie is.
Wanneer door een verandering een extra kostenregel aangemaakt wordt, wordt deze automatisch toegevoegd aan de factuur, tenzij deze extra kostensoort apart gefactureerd wordt. In dat geval blijft de regel openstaan om later gefactureerd te worden.
Voor een factuur geprint / ge-e-maild wordt, wordt deze opnieuw berekend om zeker te zijn dat alle wijzigingen worden meegenomen.