¶ Nieuw boekjaar
Voordat orders kunnen worden aangemaakt in het nieuwe jaar, moet een boekjaar bestaan.
Lees waar deze voor dienen en hoe ze moeten worden aangemaakt in het artikel over boekjaren:
¶ Feestdagen
Elk jaar moeten ook de feestdagen opnieuw worden gegenereerd. Zie voor het configureren en het genereren van de feestdagen het artikel over de feestdagen:
¶ Tariefverhoging
In het scherm tariefgroepen zit een actie die het eenvoudig maakt een tarief te verhogen met een percentage.
- Kopieer eerst het tariefelement (in dit geval de tariefperiode) met CTRL + K. Kies voor: ‘Ja op alles’.
Alle onderliggende regio's en trajecten en staffels worden nu mee gekopieerd. Dit is erg belangrijk, omdat op deze manier het oude tarief intact gehouden wordt, en het nieuwe tarief ruim van te voren al klaar te zetten is in Transpas.
2. Voer de nieuwe vanaf datum in voor de nieuw aangemaakte periode.
3. Selecteer de actie Verhoog tarieven.
Als de tarieven op de tab Standaard zijn ingevoerd, kies dan Verhoog tarieven (standaard).
4. Selecteer voor welke trajecten het tarief verhoogd moet worden.(CTRL+A = selecteer alles)
5. Geef het percentage in waarmee de tarieven verhoogd moeten worden. 6. Het systeem vraagt of de Maut, Dieseltoeslagen en Tarieven verhoogd moeten worden. Geef hierop antwoord met Ja of Nee.
7. Geef het afronding getal op. Zo kun je weer een staffel met mooie ronde getallen krijgen of bijvoorbeeld 2 cijfers achter de komma.
8. Het systeem geeft nog een extra waarschuwing. Na Ja worden de tarieven aangepast op basis van het ingevoerde percentage en afronding.
¶ Factuurnummer aanpassen
Sommige bedrijven willen met een nieuwe factuurnummering beginnen in het nieuwe jaar.
Per factuurgroep kan maar één factuurteller gebruikt worden, deze moet dan omgezet worden nadat de laatste factuur van het afgelopen jaar is doorgeboekt.
De factuurteller wordt vastgelegd op het bedrijvenscherm op het tabblad Factuur groepen, tabblad Groep eigenschappen en vervolgens het veld Factuur teller:
In het scherm Tellers is de factuurteller aan te passen.
Zoek de factuur teller op (in het bovenstaande screenshot is dat 29 - Verkoopfacturen) en vul hier het eerste nummer in dat in het nieuwe jaar gebruikt moet worden:
In bovenstaand voorbeeld zal de volgende factuur nummer 2958 krijgen.
Dit nummer is handmatig aan te passen.
¶ Nieuwe administratie financieel pakket
Denkt u eraan dat u, indien u voor een nieuwe administratie kiest in uw financiële pakket, er een kans bestaat dat hiervoor ook een aanpassing gedaan dient te worden in Transpas CS/Enterprise?
Veel van onze klanten werken met het financiële pakket AccountView. Indien men er voor kiest om voor het nieuwe jaar een nieuwe administratie aan te maken in AccountView dan dient dit dus ook in Transpas te gebeuren.
Voor Enterprise :
- Ga naar het bedrijven scherm
- Ga naar het tabblad Financieel
- Ga naar het tabblad Ext. fin. administraties
Let op: dit tabblad is niet altijd zichtbaar, omdat sommige financiële pakketten dit niet gebruiken.
- Maak een nieuwe regel aan op dit tabblad
- Vul bij Administratienaam de naam in van de nieuwe administratie
- Vul bij Boekjaar het nieuwe boekjaar in
- Bij het veld Instellingen kopieert u de instellingen van het voorgaande jaar.
Afhankelijk van het financieel pakket zullen de instellingen verschillen: Voor AccountView Web is het bijvoorbeeld niet nodig een Username, password en DBC-code in te vullen. Kijk goed bij het voorgaande jaar hoe dit hier is ingevuld om te achterhalen wat er bij volgend jaar ingevuld moet worden.
De aanpassing die specifiek voor AccountView van belang is, is dat u achter de waarde Datasource het laatste gedeelte aanpast. Namelijk de zogenaamde DBC-code. Om deze te achterhalen gaat u naar de bestandslocatie van AccountView. Hier komt u op de volgende manier :- Rechtermuisklik op de snelkoppeling van AccountView
- Kies voor Open file location of Bestandslocatie openen
- Zoek de map op van de nieuwe administratie. Deze zal dezelfde naam hebben als de administratie.
- Open deze map
- Zoek hier de DBC-file op.
8. Vervang de DBC-code in de gekopieerde instellingen voor de DBC-code die net opgezocht is.
¶ Nieuwe salarisperiode
Voor de klanten die werken met onze urenmodule is het ook van belang dat er nieuwe salarisperiodes aangemaakt worden.
Hoe dat gedaan wordt leest u in dit artikel:
Na het aanmaken van een nieuwe salarisperiode zult u ook saldo items aan willen maken voor het nieuwe jaar:
¶ Transpas CS
Voor Transpas CS zijn er verschillende mogelijkheden waarop dit gedaan kan worden. Moet er voor het nieuwe jaar een nieuwe administratie worden aangemaakt en het is niet duidelijk welke handelingen daarvoor moeten worden verricht, neem dan contact op met de helpdesk.