Een EDI order is een verzamelnaam van een order die door de klant langs digitale weg wordt aangeleverd. Dit zijn dus orders die niet handmatig worden ingevoerd in het Transportorderscherm. Deze orders komen ‘van buiten’ de organisatie en verschijnen eerst in het scherm EDI transportorders. Je wilt deze orders namelijk eerst valideren en controleren, alvorens deze de planning ingaan.
Voorbeelden van EDI orders zijn orders die door de klant via Transpas Online worden ingevoerd. Of orders die door de klant in een Excelfile of XML file worden gestuurd. Of orders die in een EDI formaat worden aangeleverd.
Voor elke file of type bestand moet een speciale importdefinitie worden gemaakt in overleg met de klant. Deze definitie ligt vast in een zgn. EDI provider. Hierin worden belangrijke instellingen gedaan, noodzakelijk voor de verwerking van een EDI order. En hoe de file wordt geïmporteerd.
Soms wordt de file met behulp van een actie handmatig geïmporteerd door de gebruiker. Of leest Transpas een mailbox uit waarin de file staat als attachment van een e-mail. Of wordt de file van een FTP server afgehaald.
In alle gevallen zorgt de gemaakte importdefinitie ervoor dat de file wordt vertaald naar een leesbaar formaat en zichtbaar wordt in het scherm EDI transportorders. En eventueel kan een (groep van) gebruiker(s) automatisch een melding krijgen als er nieuwe EDi orders klaar staan.
In dit scherm kunnen de orders worden gevalideerd en eventueel verrijkt met extra informatie. Dit is een handmatig proces, vaak gedaan door 1 of 2 vaste medewerkers, verantwoordelijk voor de orderimport. Het valideren betreft het matchen van door de klant aangeleverde eenheden of adressen met in Transpas staande eenheden of adressen. Hier is allerhande functionaliteit voor beschikbaar.
Ruwweg zijn er nu twee mogelijkheden: De order wordt geaccepteerd of afgewezen. In beide gevallen kan er een bericht (mail) aan de klant worden gestuurd, in geval van afwijzing zelfs met een reden.
Als de order is geaccepteerd, bepalen de instellingen hoe de Transportorders worden aangemaakt. Het kan best zijn dat er 1 EDI dossier met 30 orders wordt geïmporteerd, maar dat deze als 5 transportdossiers met elk 6 orders wordt aangemaakt, bijvoorbeeld om alle gelijke laad- of losdatums in 1 dossier te krijgen.
Voor het automatisch laten invullen van gewicht, laadmeter, volume, palletplaatsen, containers of colli zie Omrekeningen in het artikel Aantal en tariefaantal.
Als een order is gewijzigd, is het mogelijk een nieuwe file in te lezen, die dan de reeds geïmporteerde order wijzigt, indien dit nog mogelijk is. Wat er dan gewijzigd wordt, is per import af te stemmen.
Zie ook: