Bij het doorboeken van facturen richting het financiëel pakket kan het voorkomen dat na het doorboeken de factuur niet in het financiëel pakket tevoorschijn komt.
Hoe kun je achterhalen waar het mis gaat?
¶ Foutmeldingen achterhalen
Bij de factuur, onder het tabblad Logboek kan je zien wat er gebeurt is met de factuur tot nu toe:
In de afbeelding hieronder zie je het logboek met een aantal regels in beeld: Forced to status "Final Print", Start booking process en Processing errors [1].
Als er geprobeerd is een factuur door te boeken, zul je altijd een regel zien met de omschrijving Start booking process.
Wanneer een factuur niet is doorgeboekt, zul je na die regel een regel zien met een foutcode. Hier is dat 001. Klik op deze regel en rechts zie je een omschrijving van het probleem:
- Hier zie je een rechts een foutmelding die uit Transpas komt, te herkennen aan een blauwe balk zoals in de afbeelding hierboven.
- Als het financiële pakket de factuur niet accepteert, zie je meestal een XML-bestand dat vanuit het financiële pakket richting Transpas is gestuurd. Elk financiële pakket heeft een eigen opmaak van die XML.
¶ Foutmeldingen van Transpas
¶ Debit/credit difference
Een debit/credit difference ontstaat als een deel van een factuur verandert nadat de factuur is verzameld. Een factuur kan orders, dossiers, extra kosten en factuurkosten bevatten.
Als iets daarvan verandert, dan kloppen de journaalposten niet meer met het totaal van de factuur.
Vaak is dit op te lossen door de factuur te herberekenen om zo de meest actuele informatie op te halen.
In veel gevallen kan bij Onderdeel identificatie ook achterhaald worden om welk dossier of welke zending het gaat.
Een andere oorzaak van dit probleem kan zijn dat een deel van de factuur op een rit staat die niet afgevlagd is. In dat geval moet de rit afgevlagd worden voor de factuur doorgeboekt kan worden.
¶ Missing ledgeraccount
Transpas geeft deze melding als er geen grootboekrekening is ingevuld.
Element is Salesinvoiceline en Element identification :Line: 1, wat aangeeft dat het om een factuurregel gaat. Deze heeft de omschrijving Credit VAT 2460.
Als je de zending op de factuur opzoekt (tabblad Factuurregels) dan zul je zien dat er geen grootboekrekening is ingevuld.
De grootboekrekening wordt bepaald door de grootboekregels, hier zal iets verkeerd staan waardoor deze factuurregel geen grootboekrekening krijgt.
¶ Missing cost carrier
Transpas geeft deze melding als er geen kostendrager wordt ingevuld. De melding hierboven geeft aan dat het om zending 441704/1 gaat (dit staat bij Element identification), maar dat het probleem ligt bij zowel de vracht als de brandstoftoeslag (Freight en Fuelsurcharge).
Als je de zending op de factuur opzoekt (tabblad Dossiers of Zendingen) en onderaan bij tabblad Planning kijkt, zul je zien dat op de planregel geen kostendrager is ingevuld.
De kostendrager wordt bepaald door de regels die in het scherm Kostenobjectbepalingen staan.
Zie ook:
¶ Foutmeldingen per financiëel pakket
¶ Exact Online
Foutmeldingen die te maken hebben met Exact Online staan op een aparte pagina:
¶ AccountView
Visma heeft voor AccountView ook een eigen kennisbank.
Fout bij vastleggen relatie 1234: '1' moet gelijk zijn aan 'H'
Postcode: 12345
Postcodemasker: [HR-]99999
Bij de financiële relatie in Transpas is een postcode ingevuld die niet voldoet aan het postcodemasker dat in AccountView is ingesteld.
In het bovenstaande voorbeeld verwacht AccountView de postcode HR-12345, maar geeft Transpas aan dat als postcode 12345 is ingevuld. Dit kan in Transpas aangepast worden.
Als postcode 12345 correct is, moet het postcodemasker in AccountView zelf aangepast worden.
ADMINISTRATIE21 - Er is een fout opgetreden bij opslaan van '133766'. Waarde 8025 in veld 'Standaardrekening' van bestand 'Debiteuren' is ongeldig.
Onder Foutcode zal Relation staan: Dit geeft aan dat het probleem bij de relatie zit. Het probleem is dat waarde 8025 niet in AccountView staat.
In dit voorbeeld (uit 2022) is de naam van de administratie belangrijk: ADMINISTRATIE21 is een oudere administratie. Het probleem was dat bij de relatie Grootboekrekening 8025 ingesteld stond. Tijdens het doorboeken werd de relatie gesynchroniseerd met AccountView, en deze melding geeft aan dat de grootboekrekening niet bestaat in een eerdere administratie.
De oplossing is hier om die administratie af te sluiten (via Bedrijven -> Financieel -> Ext. fin. administraties), of om de grootboekrekening toe te voegen in ADMINISTRATIE21.
¶ Twinfield
Twinfield heeft een eigen kennisbank waar veel informatie op te vinden is.
Land CH is niet toegestaan
Dit heeft ermee te maken dat het land niet is ingesteld in het dagboek. Neem contact op met Twinfield voor meer informatie.
NL is een ongeldig uitvoeringsland, omdat het gelijk is aan het land van de huidige administratie
Twinfield heeft een artikel over dit probleem:
https://wktaaeu.force.com/nlcommunity/s/article/Waarom-krijg-ik-de-foutmelding-NL-is-een-ongeldig-uitvoeringsland-omdat-het-gelijk-is-aan-het-land-van-de-huidige-administratie?language=nl_NL
De code voldoet niet aan het formaat 2[0-9][0-9][0-9].
Standaard moet in Twinfield een debiteurnummer beginnen met een 1 en een crediteurnummer met een 2.
Zowel een crediteurnummer als debiteurnummer moet uit 4 cijfers bestaan.
Als dit niet zo is, geeft Twinfield deze foutmelding terug.
Hoe debiteur- en crediteurnummers in te stellen zijn in Transpas, is uitgelegd in het artikel Debiteurnummer / Crediteurnummer automatisch vullen
Het is ook mogelijk om deze controle in Twinfield zelf uit te schakelen.
Nadeel is dan wel dat een debiteur- of crediteurnummer niet meer aan een standaard hoeft te voldoen.
Je kan de check uitzetten in Twinfield door een asterisk in te vullen bij Formaat in het scherm Dimensietypen:
¶ Boekjaar gesloten
Wanneer een factuur doorgeboekt wordt nadat het financiële boekjaar gesloten is, kan de melding Boekjaar '2023' is niet open verschijnen.
Dit wil zeggen dat er geprobeerd wordt omzet te boeken in een boekjaar wat reeds afgesloten is.
In het scherm Boekjaren kan op het tabblad Periodes worden aangegeven dat een periode is afgesloten.
Bij het doorboeken van de factuur zal Transpas dan zien dat de periode is afgesloten en de omzet boeken in de eerstvolgende nog niet afgesloten periode.