Met de module Inzetplanning wordt de inzetbaarheid van materieel en personeel inzichtelijk via een planbord.
In de inzetplanning worden alle activiteiten getoond. Tevens kunnen hier alle afspraken, vrije dagen etc. vastgelegd worden van chauffeurs en voertuigen.
De inzetplanning toont ook via de rit wat een auto doet, deze loopt realtime mee met de planning.
Agenda-items en herhaalde afspraken komen ook in de inzetplanning terecht.
Zie hiervoor:
¶ Importeren vanuit extern programma
Het is mogelijk om afspraken te importeren vanuit een extern programma.
Transpas kent koppelingen met de AFAS Absence Planner, Trimble Absence Planner, Numb3rs, Ultimo.
Als afspraken worden geïmporteerd vanuit een extern programma, is dat terug te vinden via de volgende drie velden:
In de afspraakbron staat het programma waar de afspraak vandaan komt.
Een dergelijke koppeling moet eerst ingericht worden. Neem contact met ons op wanneer hier interesse in is.
¶ Signaalsoorten
Bij de module inzetplanning komt rapport 173. In dit rapport wordt een overzicht getoond van alle op handen zijnde afspraken en meldingen, gesorteerd op afloopdatum. Denk hierbij aan vrije dagen, snipperdagen, onderhoudsafspraken, keuringen, en meer.
Welke signaalsoorten moeten worden getoond en hoe lang van tevoren is in te stellen in het scherm signaalsoorten. F11 -> Signaalsoorten.
Bijvoorbeeld: ‘Rijbewijs gaat verlopen ‘ 14 dagen van te voren.
In de kolom Signalering t/m kan je instellen hoe lang een melding zichtbaar blijft. Vul je hier 0 in, dan is de melding tot de dag zelf zichtbaar. -2 betekent bijv. dat de melding tot 2 dagen na de datum zichtbaar blijft.
¶ Inzetplanning profielen
Wat wordt getoond in de inzetplanning is afhankelijk van het profiel.
Dit scherm is te benaderen via F11 → Inzetplanning profielen of via stambestanden zoals hieronder afgebeeld.
¶ Profielen
| Volgnr | Omschrijving | Max. datumoffset | Opmerkingen | Planbord voorkeuren | Gebruikersgroep | Inactief |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Intern volgnummer van het profiel. | Omschrijving van het profiel | Maximum aantal dagen vooruit dat gepland kan worden. | Eventuele aanvullende informatie over het profiel. | Instellingen voor weergave op het planbord. | Groep gebruikers die dit profiel kunnen gebruiken. | Geeft aan of het profiel momenteel actief is (Ja/Nee). |
¶ Profielgroepen
| Volgnr | Groepsoort | Omschrijving |
|---|---|---|
| Intern volgnummer van de groep. | Type groep, bijvoorbeeld afdeling, rol of functie. | Korte omschrijving van de groep. |
¶ Grids bij Profielgroepen
Groep
| Groepsoort | Omschrijving | Plangrid groep inklappen | Toon werkweek templates | Eenmalige resources | Toon inzetplanning patronen |
|---|---|---|---|---|---|
| Type groep, bijvoorbeeld afdeling of rol. | Korte omschrijving van de groep. | Geeft aan of de plangrid groep standaard wordt ingeklapt (Ja/Nee). | Toon of verberg werkweek templates in plangrid (Ja/Nee). | Toont of eenmalige resources zichtbaar zijn (Ja/Nee). | Toont of inzetplanning patronen zichtbaar zijn (Ja/Nee). |
Groep regels / condities
| Regel # | Uitzonderen | Eigenaar | Gebruiker (bedrijf) | Resourcesoort | Resourcetype | Plangroep | Urenregistratiesoort | Voertuigtype | Functie | Resourcegroep | Geen crediteuren | Niet plannen | Eenmalig |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Volgnummer van de regel. | Ja/Nee, geeft aan of dit een uitzondering betreft. | Persoon die eigenaar is van de regel. | Bedrijf waarvoor de regel geldt. | Soort resource waarop de regel van toepassing is. | Specifiek type resource binnen de soort. | Koppeling naar plangroep. | Soort urenregistratie (bijv. normaal, overuren). | Type voertuig indien van toepassing. | Functie van de resource. | Groep waartoe de resource behoort. | Geeft aan of crediteuren uitgesloten zijn (Ja/Nee). | Voorkomt planning als actief (Ja/Nee). | Geeft aan of regel eenmalig geldt (Ja/Nee). |
¶ Resources plangrid
| Zaterdagen inklappen | Zondagen inklappen | Max. datumoffset | Planbord voorkeuren |
|---|---|---|---|
| Bepaalt of zaterdag standaard ingeklapt wordt in plangrid (Ja/Nee). | Bepaalt of zondag standaard ingeklapt wordt in plangrid (Ja/Nee). | Maximum aantal dagen vooruit dat gepland kan worden. | Instellingen voor weergave op het planbord. |
¶ Aggregaties
| Volgnr | Aggregatie item |
|---|---|
| Intern volgnummer van de aggregatie. | Beschrijving van het aggregatie-item, bijvoorbeeld totale inzet per afdeling of functie. |
¶ Koppeling Urenadministratie met Inzetplanning
¶ 1. Waarom koppelen?
Door de koppeling van de urenadministratie met de inzetplanning ontstaat een sluitende cyclus tussen wat gepland is en wat daadwerkelijk is uitgevoerd. Hierdoor zijn de volgende voordelen direct beschikbaar:
- Realtime inzicht in de geplande tegenover de daadwerkelijk gewerkte uren.
- Automatische detectie van afwijkingen tussen planning en realisatie (bijv. overuren, onderbezetting).
- Verminderde handmatige afstemming tussen planning, registratie en nacalculatie.
¶ 2. Hoe werkt de koppeling?
De koppeling kan op de volgende manier ingericht en uitgevoerd worden:
¶ Stap 1 – Planning door ResourceSchedule
In de planning worden inzetblokken voor resources (medewerkers, voertuigen, machines) vastgelegd met begin‑ en eindtijd, het uurtype (bijv. productie, onderhoud) en de geplande hoeveelheid inzet.
¶ Stap 2 – Registratie in Urenadministratie
De geregistreerde uren door de resource worden vastgelegd in het urenregistratiesysteem. Dit betreft begin‑, eindtijd, pauzes, uursoort, en eventueel gekoppelde activiteit of opdracht.
¶ Stap 3 – Terugkoppeling naar ResourceSchedule
Na registratie worden de gewerkte uren teruggevoerd in de inzetplanning‑module:
- De geplande blokken worden vergeleken met de werkelijke uren.
- Afwijkingen worden zichtbaar gemaakt (te veel uren, te weinig uren, andere inzetsoort).
- De planning wordt automatisch uitgelijnd of handmatig gecorrigeerd.
¶ Stap 4 – Analyse en correctie
Inzetprofielen kunnen op basis hiervan worden geoptimaliseerd:
- Profielen die systematisch overschrijdingen vertonen kunnen worden aangepast.
- Urenregistratiesoorten kunnen worden gekoppeld aan specifieke plangroepen of resourcesoorten.
- Signalen kunnen geactiveerd worden voor afwijkingen (bijv. rusttijden overschreden, normuren niet gehaald).
¶ 3. Technische aspecten & instellingen
- Er dient een interface of koppeling te zijn tussen de urenadministratie‑module en ResourceSchedule om urengegevens uit te wisselen.
- In de inzetplanningprofielen kunnen parameters worden vastgelegd zoals minimum/maximum inzeturen, pauzetijden, toegestaan overwerk, en koppeling met urenregistratiesoorten.
- In de rapportage‑omgeving kunnen geplande en gerealiseerde uren worden geanalyseerd. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van standaardrapporten of maatwerkrapportages.
¶ Samenvatting
Door de koppeling van urenadministratie met inzetplanning ontstaat een geïntegreerd proces waarin planning, registratie en nacalculatie naadloos samenwerken. Dit leidt tot betere benutting van capaciteit, minder handmatige correcties en inzicht in de effectiviteit van inzetprofielen.
¶ Koppeling Enterprise Planner met Inzetplanning
¶ 1. Waarom koppelen?
De koppeling van Enterprise Planner (EP) met de inzetplanning zorgt voor een geautomatiseerde en efficiënte planning van resources. Voordelen hiervan zijn:
- Planning wordt automatisch afgestemd op beschikbare resources en werkopdrachten.
- Vermindering van handmatig werk en planningconflicten.
- Integratie van bedrijfsregels en capaciteitsbeperkingen direct in de planning.
¶ 2. Hoe werkt de koppeling?
De koppeling kan worden ingericht via directe integratie of batch‑import van opdrachten, resources en plangroepen. Het proces verloopt in vier stappen:
¶ Stap 1 – Opdrachten in Enterprise Planner
- Werkopdrachten, projecten of taken worden in EP vastgelegd met begin-/eindtijd, locatie, prioriteit en benodigde resources.
- Eventuele afhankelijkheden en bedrijfsregels worden meegenomen (bijv. volgorde van taken, minimale inzet).
¶ Stap 2 – Synchronisatie met ResourceSchedule
- Opdrachten uit EP worden in de inzetplanning beschikbaar gesteld.
- ResourceSchedule controleert beschikbaarheid, plangroepen en inzetprofielen.
- Eventuele conflicten of ontbrekende resources worden gesignaleerd.
¶ Stap 3 – Planning in ResourceSchedule
- Geplande inzet wordt automatisch toegewezen aan resources volgens ingestelde profielen en plangroepen.
- Enterprise Planner kan planningen aanpassen op basis van beschikbaarheid, afwijkingen of prioriteiten.
¶ Stap 4 – Terugkoppeling naar Enterprise Planner
- ResourceSchedule kan de definitieve planning terugkoppelen naar EP voor centrale rapportage of verdere verwerking.
- Wijzigingen in planning (bijv. resourcewisselingen, annuleringen) worden direct doorgezet naar EP.
¶ 3. Technische aspecten & instellingen
- Koppeling kan plaatsvinden via API, webservices of batchbestanden (bijv. CSV of XML).
- Plangroepen, inzetprofielen en resourcesoorten dienen consistent te zijn tussen EP en ResourceSchedule.
- Enterprise Planner fungeert als centrale bron voor opdrachten, ResourceSchedule verzorgt de gedetailleerde resource‑toewijzing.
- Rapportage en monitoring kunnen zowel in EP als in ResourceSchedule plaatsvinden.
¶ Samenvatting
De koppeling tussen Enterprise Planner en inzetplanning zorgt voor een gesynchroniseerd planningsproces, waarbij opdrachten centraal worden aangemaakt en automatisch vertaald naar inzet van resources. Dit leidt tot:
- Efficiëntere benutting van capaciteit.
- Minder fouten en handmatige correcties.
- Inzicht in planningseffectiviteit en resourcebezetting.
¶ Demo
Enthousiast geworden over de inzetplanning?
Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende demo