In Transpas is het mogelijk om afspraken voor voertuigen en medewerkers te noteren in een agenda.
In de planning is dan zichtbaar of een voertuig of medewerker beschikbaar of bezet is op een bepaalde dag.
Daarnaast kan via Herhaalde afspraken worden ingesteld dat automatisch afspraken in de agenda worden gezet. Dit is handig voor bijvoorbeeld APK's.
De tabbladen Agenda en Herhaalde afspraken zijn in twee schermen zichtbaar:
Hoe werkt dit?
Maak een afspraak aan in tabblad Agenda. Gebruik plansoort Beschikbaar als de medewerker / het voertuig beschikbaar is, gebruik plansoort Afspraak als deze bezet is:
.png)
Deze afspraak ziet de planner op de plandatum terug door het rode bolletje bij de resources:
Probeert de planner een medewerker/voertuig in te plannen dat niet beschikbaar is, wordt de volgende melding getoond:
Hierna volgt een uitgebreidere uitleg van de verschillende schermen waar beschikbaarheid en afspraken in te vullen zijn.
¶ Agenda
Hier worden de afspraken vastgelegd zoals reparaties of onderhoud.
Afspraken op basis van kilometerstand of ander niet gepland onderhoud (zoals reparaties) dienen handmatig aangemaakt te worden.
Voor terugkerende afspraken zie de kop Herhaalde afspraken verder onder.
Hierboven is onderhoud ingepland op 12-10-2023 van 9:00 - 17:00 uur.
Vul in de Agenda minstens de volgende velden in:
| Eventsoort | De soort afspraak, bijv. APK, onderhoud, cursus, snipperdag, etc. In de agenda kunnen eventsoorten met plansoort Afspraak en Beschikbaar gekozen worden |
| Begindatum + tijd | Hier zijn de begindatum en de begintijd in te vullen. |
| Einddatum + tijd | Hier zijn de einddatum en de eindtijd in te vullen. |
| Omschrijving | Een nadere omschrijving van de afspraak. |
| Plansoort | De plansoort van de eventsoort wordt hier automatisch ingevuld, maar deze kan handmatig gewijzigd worden. Hier kan Afspraak of Beschikbaar ingevuld worden. Zie eventsoorten voor uitleg over de plansoort. |
¶ Planning
In de planning is de beschikbaarheid van een resource (trailer, truck, chauffeur, etc.) aangegeven.
Hiervoor zijn de kolommen Gepland, Bezet indicatie en Beschikbaarheid indicatie:
¶ Gepland
Gepland kan Ja of Nee zijn. Wanneer hier Ja of Nee getoond moet worden is in te stellen via de Gepland J/N methode op de plangroep. Meer informatie is beschikbaar in het artikel over:
¶ Dagdelen
De Bezet indicatie en Beschikbaarheid indicatie wordt met een (deel van een) bolletje aangegeven.
Om dit te laten werken moet
- dagdelen ingesteld zijn en
- een afspraak in de agenda gemaakt zijn.
Meer over het instellen van dagdelen:
¶ Popup in de planning
Probeert de planner een medewerker/voertuig in te plannen dat niet beschikbaar is, wordt de volgende melding getoond:
¶ Herhaalde afspraken
Herhalingscursussen en keuringen worden hier vastgelegd. In de Agenda worden de afspraken hiervoor gemaakt. Wanneer de module Inzetplanning aangeschaft is, worden deze afspraken ook getoond in het scherm Planning.
Bij Herhaalde afspraken kunnen eventsoorten met plansoort Herinnering en Onderhoud gekozen worden.
Voorbeeld van een APK-keuring die bij Herhaalde afspraken is ingevuld:
Het is verplicht om een interval, interval type en Volgende datum in te vullen.
Als deze regel wordt aangemaakt, wordt er direct een agenda-item gemaakt (tabblad Agenda):
Op het moment dat de herhaalde afspraak verloopt, wordt er een nieuw agenda-item gemaakt.
De laatste datum wordt dan ingevuld en de volgende datum wordt aangepast.
¶ Uitleg van de velden bij Herhaalde afspraken:
| Eventsoort | Komt uit het scherm eventsoorten. |
| Interval en intervaltype | Vul hier een aantal en een type in. Bijvoorbeeld 1 Year(s). Wat staat voor een herinnering voor de APK die ieder jaar moet plaatsvinden. |
| Kilometer interval | Voor onderhoudsbeurten kan dit van toepassing zijn. Vul hier het aantal kilometers in. Bijvoorbeeld 50.000. Na iedere 50k kilometers moeten de banden worden gecontroleerd. |
| Laatste datum | De datum waarop het voertuig voor het laatst deze afspraak heeft gehad. Wordt automatisch bepaald op het moment dat een afspraak verloopt. |
| Laatste kilometerstand | De kilometerstand waarbij het voertuig voor het laatst deze afspraak heeft gehad. Wordt automatisch bepaald. |
| Volgende datum | De volgende datum voor deze afspraak. Wordt automatisch bepaald op het moment dat een afspraak verloopt. |
| Volgende kilometerstand | De kilometerstand waarop de volgende afspraak aangemaakt moet worden. |