Er worden wel eens fouten gemaakt bij het factureren waardoor een factuur opnieuw verstuurd moet worden. Bijvoorbeeld een verkeerd bedrag of een verkeerde debiteur.
Hoe lossen we dat op en waar moeten we op letten?
De status van de foute factuur is belangrijk voor actie die genomen moet worden.
Hieronder een overzicht van verschillende situaties.
¶ Mutatie
Wanneer de factuur nog niet verzonden is en dus nog op factuurstatus Mutatie staat, kan de factuur nog worden aangepast.
Er staat dan nog geen slotje voor de factuur.
Bij een fout in de factuur kan de factuur simpelweg worden verwijderd door op het zwarte kruisje bovenin het scherm te drukken of de factuur te selecteren en Shift+Delete in te drukken.
De factuur wordt verwijderd en het factuurnummer wordt hergebruikt voor de eerstvolgende factuur.
¶ Geprint
Wanneer de verwerkactie (printer icoontje in de balk bovenin het scherm) gebruikt is, krijgt de factuur de status Geprint.
¶ Verstuurd
Wanneer de factuur al is verstuurd naar de debiteur, wordt het bij een foute factuur afgeraden om de factuur simpelweg te verwijderen. Het is dan goed om een creditnota aan te maken.
Zo is de debiteur op de hoogte dat deze factuur niet hoeft worden betaald.
Hoe een creditnota kan worden aangemaakt is terug te vinden in onderstaand artikel:
¶ Nog niet verstuurd
Wanneer de factuur bijvoorbeeld per post naar de debiteur wordt verstuurd en de fout wordt opgemerkt voor de factuur daadwerkelijk is verzonden dan kan de factuur in Transpas worden verwijderd.
Hiervoor moet de factuur eerst worden ontgrendeld.
Kies in de balk bovenin voor het open slotje (Unlock factuur). De factuur komt dan terug op status Mutatie.
¶ Geboekt
Is de factuur reeds geboekt naar het financiële pakket dan wordt aangeraden om hiervan, net als bij de verstuurde factuur, een creditnota te maken en de originele factuur te laten staan.
De factuur kan echter, indien deze bijvoorbeeld foutief naar het financieel pakket is geboekt, ook worden gereset zodat deze opnieuw kan worden doorgeboekt.
Wanneer de factuur de status Geboekt heeft, werkt de Unlock factuur actie niet meer.
Kies is dit geval in het actiemenu voor de actie Reset status van geboekte factuur.
De status van de factuur komt dan weer op Geprint.
De factuur wordt hiermee niet verwijderd uit het financieel pakket.
Verwijder de factuur handmatig uit het financieel pakket, anders zal de factuur niet opnieuw doorgeboekt kunnen worden.
¶ Factuurstatus handmatig aanpassen
In het actiemenu van het scherm Verkoopfacturen staan een aantal acties om de factuurstatus handmatig aan te passen:
Onderstaan een overzicht voor het handmatig aanpassen van de factuurstatus.
| Mutatie > Geprint | Forceer printstatus |
| Geprint > Mutatie | Unlock factuur |
| Geprint > Geboekt | Zet status op geboekt Update status |
| Geboekt > Geprint | Reset status van geboekte factuur |
Het is aangeraden de informatie hierboven goed door te nemen alvorens een factuurstatus handmatig aan te passen.
¶ Verkeerde debiteur
¶ Handmatige factuur
Wanneer de debiteur van de factuur niet klopt kan dit bij een handmatige factuur zonder problemen worden aangepast, simpelweg door spatiebalk te drukken terwijl het veld Debiteur geselecteerd is.
Er opent zich een pop-up waarin de debiteur te kiezen is. Maak hierin een keuze en druk op OK.
¶ Verzamelde factuur
Bij een verzamelde factuur zal de volgende melding naar voren komen:
Debiteur kan niet aangepast worden
Er zijn reeds factuuritems verzameld
Bij een verzamelde factuur is de debiteur de opdrachtgever van de dossiers of zendingen op de factuur. Dit kan daarom niet op de factuur worden aangepast, maar het dossier of de zending moet worden aangepast.
In dat geval moet de factuur eerst worden verwijderd. Daarna kan de opdrachtgever van het dossier worden aangepast en kan de factuur opnieuw worden verzameld.
¶ Verkeerde valuta
Bij het verzamelen van facturen worden facturen aangemaakt met de valuta van de dossiers/zendingen die worden verzameld.
Bij het handmatig aanmaken van een factuur kunnen enkel dossiers/zendingen worden toegevoegd met dezelfde valuta als de aangemaakte factuur.
Wanneer er zendingen of regels op de factuur staan, is het niet meer mogelijk om de valuta aan te passen.
Het kan gebeuren dat een factuur of zending met de verkeerde valuta is aangemaakt.
Zolang een dossier/zending niet op een factuur staat, kan de valuta worden aangepast.
Indien mogelijk, verwijder de factuur, pas de valuta van het dossier aan en maak de factuur opnieuw aan.
Is de factuur reeds verzonden of is het niet meer mogelijk om de factuur te verwijderen? Maak dan een creditnota aan.
Het is mogelijk om de debetnota die daarop volgt met de juiste valuta aan te maken.
Lees in het artikel over de creditnota hoe dat in zijn werk gaat.