In Transpas is het mogelijk om, samen met de factuur, andere documenten mee te sturen met de mail die naar de klant gaat.
Daarnaast is het via documentsamenvoeging ook mogelijk om de documenten die verzonden worden, samen te voegen in één bestand.
¶ Document meesturen
Extra documenten meesturen met de factuur kan per bedrijf voor alle facturen ingesteld worden, óf per relatie.
Instellen voor het hele bedrijf
Stambestanden -> Algemeen -> Bedrijven
F11 -> Bedrijven
Maak hier voor elke documenttype dat meegezonden moet worden met de verkoopfactuur een regel aan.
Instellen voor één relatie
- Ga naar -> Relaties -> Financiële relaties
- F11 -> Financiële relaties
In het voorbeeld hierboven is ingesteld dat de Factuurspecificatie en de CMR met de factuur meegemaild worden.
Maak voor elk documenttype dat meegestuurd moet worden met de factuur een nieuwe regel aan en zet E-mail op Ja.
| Printen | Als dit op Ja staat, wordt dit documenttype ook geprint tijdens het printen van de verkoopfactuur |
| Proforma printen | Alleen als dit op Ja staat, wordt dit documenttype geprint samen met een proforma factuur |
| E-mailen | Als dit op Ja staat, wordt dit documenttype meegemaild met de verkoopfactuur |
Let erop dat niets invullen hetzelfde is als Nee invullen.
De verkoopfactuur zelf wordt altijd geprint en gemaild, zelf als je hier expliciet E-mailen op NEE zet.
Het is mogelijk om per factuurgroep het printen uit te schakelen.
¶ Documenten samenvoegen
Via documentsamenvoeging is het mogelijk om één of meer documenten samen te voegen.
Voor een factuur waar naast de factuur bijvoorbeeld 10 CMR's meegestuurd worden, is het mogelijk alle CMR's samen te voegen tot 1 bestand zodat er 2 bijlages bij de mail zitten, of om de factuur en alle CMR's samen te voegen tot 1 bestand.
Er moet wel eerst ingesteld staan dat deze documenttypes ook gemaild worden (zie kopje Documentverzending hierboven).
- Stambestanden -> Algemeen -> Documenten -> Document samenvoegingen
- F11 -> Document samenvoegingen
Kies bovenin een logische omschrijving van deze "document samenvoeging".
- Vul bij Samenvoeggroepen de verschillende groepen in.
Elke samenvoeggroep levert 1 bestand op.
Vul bij Doel documenttype het documenttype in van het samengevoegde bestand. - Bij Groepitems zijn per groep de documenttypes in te vullen die worden samengevoegd in deze groep.
Als Gebruik PDF Toolkit op ja staat, gebruikt Transpas niet de eigen samenvoegmethode, maar het externe programma PDF Toolkit. Dit moet dan wel geïnstalleerd zijn in de map van Transpas, in de submap PDFTK
¶ Documentsamenvoeging instellen
In het scherm Bedrijven is een documentsamenvoeging in te stellen voor een hele factuur groep (tabblad Document verzending, Documentsamenvoeging):
In het scherm Financiële relaties is een documentsamenvoeging in te stellen voor één relatie (tabblad Factuur, het veld Verkoopfactuur documentsamenvoeging):
¶ Voorbeeld 1: Factuur + CMR samenvoegen
- Stambestanden -> Algemeen -> Documenten -> Document samenvoegingen
- F11 -> Document samenvoegingen
De documentsamenvoeging hierboven heet Alles-in-1.
- Links is één samenvoeggroep (Factuur + CMR) dit betekent dat er één document uitkomt.
- Rechts staan alle documenttypes die samengevoegd worden in deze samenvoeggroep. Dit zijn de Verkoopfactuur en de CMR.
- Het samengevoegde bestand krijgt documenttype Factuur + CMR (het Doel documenttype).
Het is af te raden om hetzelfde documenttype te gebruiken voor de factuur én de samengevoegde factuur. Dit is ten eerste verwarrend, ten tweede hebben sommige financiële pakketten de mogelijkheid om facturen mee te sturen
¶ Voorbeeld 2: CMR's samenvoegen, maar in een apart bestand
- Stambestanden -> Algemeen -> Documenten -> Document samenvoegingen
- F11 -> Document samenvoegingen
De documentsamenvoeging hierboven heet CMR.
- Links zijn twee samenvoeggroepen: CMR en Factuur. Dat betekent dat er twee documenten uit deze samenvoeging komen.
- Rechts is aangegeven dat alleen bestanden met documenttype CMR worden samengevoegd. Het samengevoegde bestand krijgt documenttype Vrachtdocumenten.
De samenvoeggroep factuur bevat één documenttype (niet zichtbaar), dit is documenttype Verkoopfactuur. - De factuur krijgt documenttype Factuur.
Wat Transpas op de achtergrond doet is een nieuw document maken. Dit is terug te vinden bij de factuur onder het tabblad Documenten:
In het 2e bestand is aan het icoontje bij het documenttype te zien dat het om een samengevoegd bestand gaat.
Aan de omschrijving is terug te zien dat deze via documentsamenvoeggroep Verkoopfactuur + CMR gemaakt is.