Om een factuur te kunnen verzenden, moet de factuur eerst in het scherm Verkoopfacturen worden aangemaakt. Dit kan handmatig, maar over het algemeen worden facturen verzameld. Transpas kijkt dan welke zendingen klaar zijn voor facturatie en maakt aan de hand hiervan een of meerdere facturen aan volgens de ingestelde factuurmethode. Zo kan onder andere een factuur per dag, week, periode, zending of dossier worden aangemaakt.
Het verzamelen van facturen gaat met de verzamelknop in Transpas.
Deze knop heeft het volgende icoon: 
Het komt soms voor dat een zending moet worden gefactureerd, maar dat deze niet te selecteren is bij het verzamelen. Dan kan het goed zijn om te weten aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat een zending of dossier kan worden verzameld, om deze zo een voor een te controleren.
¶ Zendingen
Een zending wordt verzameld op een factuur als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De zending staat niet al op een factuur
- De zending is niet geannuleerd voor facturatie
- Regelfacturering op het dossier staat op Ja
- Klaar voor factuur staat op Ja (op het dossier en/of de zending)
- De verzameldatum van de zending is voor of gelijk aan de geselecteerde Datum t/m
- De zending is van het huidige bedrijf
- Bij een geconsolideerde zending moeten alle zendingen in de consolidatie klaar voor factuur zijn
- Er wordt voldaan aan een eventuele maatwerk verzamelconditie, zie kop Verzamelconditie
Verzameldatum
Bij het verzamelen wordt gevraagd een Datum t/m in te vullen.
De datum waar deze op werkt is de verzameldatum.
Dit wordt ingesteld per factuurgroep met de instelling Verzameldatum zendingen.
De mogelijk opties zijn:
- Tariefdatum
- Laaddatum
- Losdatum
- Orderdatum
- Aanmaakdatum
Consolidatie
Wanneer een zending binnen een consolidatie valt, moet de consolidatie klaar voor factuur krijgen.
Alle zendingen binnen een consolidatie worden namelijk gezamenlijk gefactureerd.
Klik rechts op de zending en kies Spring naar consolidatie om te controleren of een zending binnen een consolidatie valt.
¶ Dossiers
Een dossier wordt verzameld op een factuur als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Het dossier staat nog niet op een factuur
- Het dossier is niet geannuleerd voor planning
- Regelfacturering staat op Nee
- De orderstatus is Factuurklaar (3)
- Klaar voor factuur staat op Ja
- De orderdatum is voor of gelijk aan de geselecteerde Datum t/m
- Het dossier is van het huidige bedrijf
- Er wordt voldaan aan een eventuele maatwerk verzamelconditie, zie kop Verzamelconditie
¶ Verzamelconditie
Per factuurgroep kan nog een aanvullende verzamelconditie worden ingesteld.
Dit kan voor dossiers, zendingen, verkoopregels en inkoopregels.
In het scherm Bedrijven op het tabblad Factuur groepen worden deze instellingen getoond.
Het veld Verzamelconditie geldt alleen voor dossiers, de overige velden spreken voor zich.
De conditie wordt bij het verzamelen als volgt toegepast:
WHERE ... AND ( {verzamelconditie} )
Doordat er ronde haken omheen staan kan er gebruik gemaakt worden van meerdere condities, evenals een OR conditie.