¶ Oversteekorder boeken
Met de Oversteekmodule kan een oversteekorder gemaakt worden. Het scherm Oversteekorders is op drie manieren te openen:
- F11 -> Oversteekorders
- Ga naar -> Transport -> Oversteekorders
- De knop oversteekorders:
Met de knop EDI boeking(en) plaatsen is een order direct te boeken:
Transpas kijkt naar het voertuig dat is ingepland op de rit en vult deze informatie in bij de oversteekorder onder Planning:
De informatie onder kopje Planning komt rechtstreeks uit de rit (en is hier ook niet aan te passen). Als dit niet klopt moet dit in de rit aangepast worden.
Is er geen voertuig ingepland, wordt gekeken naar de standaard waardes. De standaard waardes kunnen ingesteld worden in het scherm Oversteek provider accounts onder het kopje Standaarden:
Als bij een order al bekend is dat hier een ander voertuig ingepland gaat worden, is de voertuigtype code in te vullen onder Extra:
Via de knop Alle providers zie je de boekingen van alle of alleen de geselecteerde provider:
¶ Oversteekorder wijzigen
Stel een oversteekorder is al gepland en geboekt, maar de boeking is niet meer nodig.
Je kunt dan een aantal zaken doen.
¶ De boeking annuleren
Via de knop EDI boeking(en) annuleren is de boeking te annuleren.
Let op: je bent dan direct je plek op de boot kwijt
¶ Nog onbekend
Als nog niet bekend is wat de nieuwe situatie wordt, maar wel dat de rit gewijzigd gaat worden, kan de oversteek simpelweg uit de rit verwijderd worden (in het scherm Planning).
De oversteek kan geüpdatet worden, maar je kunt ook afwachten tot de nieuwe resourcecombinatie bekend is.
Als er oversteken zijn, die nog niet aan een rit zijn gekoppeld, zijn deze te kiezen wanneer een oversteek aan een rit wordt toegevoegd.
¶ Resourcecombinatie wijzigen
Als de rit gelijk blijft, maar er is een andere truck of trailer die de rit rijdt, wijzig dan de rit.
Met de knop Naar planning, bovenaan in het scherm Oversteekorders, kan direct naar de rit in het planscherm gesprongen worden
In de oversteekorder wordt in het statuslog genoteerd dat de Resourcecombinatie is gewijzigd.
Via EDI boeking(en) plaatsen kunnen de wijzigingen doorgegeven worden aan de ferrymaatschappij.
¶ Kenteken eenmalige charter invoeren
Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de functie “Plan charter” in de planning, komt bij “Truck” eerst alleen de naam van de charter relatie te staan. Wanneer het kenteken uiteindelijk bekend is, kan het ingevoerd en doorgegeven worden op deze manier:
- Rechtermuisknop op het veld Truck → kies “Charternaam wijzigen”, en voer het kenteken in:
- Gebruik EDI boeking(en) plaatsen om de informatie door te geven aan de ferrymaatschappij.
¶ Rit wisselen
Het is mogelijk om twee geboekte oversteken te wisselen. Dit kan door de rechtermuisknop te klikken op de oversteekorder en te kiezen voor Switch planning met andere oversteekorder:
Er verschijnt een lijst met andere boekingen voor dezelfde route.
Transpas koppelt beide oversteekorders aan de andere rit.
Vergeet niet beide oversteekorders te updaten.
¶ Oversteekorder updaten
Na het wijzigen van een oversteekorder, is in de kolom Status een uitroepteken zichtbaar:
Dit betekent dat de laatste wijziging(en) nog niet zijn doorgegeven aan de ferrymaatschappij. Via de knop EDI boeking(en) plaatsen is de wijziging door te sturen. Het uitroepteken zal verdwijnen.
Als het niet nodig is de order te updaten, kan het uitroepteken ook verwijderd worden via de rechtermuisknopactie Wijzingen gecontroleerd.
¶ Status handmatig aanpassen
Het is mogelijk de status van een oversteekorder handmatig aan te passen.
Dit zal bijvoorbeeld gebeuren als een wijziging telefonisch is doorgegeven.
Dit kan door de rechtermuisknop te klikken op de oversteekorder en te kiezen voor Status handmatig wijzigen.
Uit de lijst kan dan een andere status gekozen worden.
Het uitroepteken kan verwijderd worden via de rechtermuisknopactie Wijzingen gecontroleerd.
¶ Extern ordernummer handmatig invullen
Het invullen/aanpassen van het externe ordernummer is alleen mogelijk als de edi referentie leeg is, dus bij boekingen die nog niet gekoppeld zijn aan een externe boeking. Dit kun je bijvoorbeeld doen als een boeking niet via edi gedaan is, maar bijvoorbeeld via de mail of telefonisch.
Na het invullen van het externe ordernummer zullen binnenkomende statusupdates ook netjes op zo’n oversteekorder verwerkt worden. Ook is het dan vaak mogelijk om alsnog updates via edi te versturen.
¶ “Lege” boekingen
Als er geen zendingen ingepland zijn, wordt er bij de boeking vanuit gegaan dat de gegevens van de lading later nog toegevoegd worden.
Als je echt wil dat het bij de oversteekmaatschappij als “Leeg voertuig” geboekt wordt, moet het veld Leeg op “Ja” gezet worden.
Als er een tariefklasse is voor “Lege” boekingen, zet dan bij de tariefklasse het veldje Leeg op “Ja”, zodat dit overgenomen wordt op de oversteekorders. Dat kan in het scherm Oversteken, op het tabblad Tariefklassen.
¶ Pre-boekingen
Het komt vaak voor dat er al zogenaamde pre-boekingen bestaan, bijvoorbeeld doordat er een bepaald contract is tussen een ferrymaatschappij en een transportbedrijf.
Bij het versturen van een boeking voor een bepaalde afvaart kijkt de ferrymaatschappij zelf of er al een pre-boeking op die afvaart is.
De ferrymaatschappij zorgt er dus voor dat de pre-boekingen eerst opgemaakt worden.
¶ Route- / Locatiecodes
De oversteek provider heeft vrijwel altijd een routecode of begin- en eind locatiecode nodig om te weten op welke oversteek de boeking geplaatst moet worden.
De ene maatschappij werkt met routecodes, de andere maatschappij werkt weer met begin- en eind locatiescodes.
De juiste codes staan eigenlijk altijd genoemd in hun documentatie, maar indien nodig kan altijd contact opgenomen worden met de oversteek provider over de juiste codes.
De codes moeten in het Oversteken scherm ingevoerd worden, op het tabblad Algemeen.
Bij sommige providers, bijvoorbeeld Stena Line, is het mogelijk om de codes op te vragen via de informatie-knop in het Oversteekorders- of Oversteek provider accounts scherm:
Zie ook: