In de schermen kostenplaats en kostendrager zijn alle kostenplaatsen en kostendragers in te vullen die gebruikt worden.
In veel gevallen kunnen deze in het financieel pakket aangemaakt worden, en vervolgens geïmporteerd worden in Transpas via de knop Synchroniseren met financieel pakket:
Daarna zijn de regels voor het bepalen van een kostenplaats of kostendrager in te stellen in een kostenobjectbepaling. Hier zijn 7 schermen voor, die te vinden zijn in het menu onder Stambestanden -> Financieel. Het belangrijkste is de kostenobjectbepaling zendingen.
| Kostenobjectbepalingen verkoop factuurregels | Voorwaarden voor verkoop factuurregels |
| Kostenobjectbepalingen inkoop factuurregels | Voorwaarden voor inkoop factuurregels |
| Kostenobjectbepalingen zendingen | Voorwaarden voor zendingen |
| Kostenobjectbepalingen ritkosten | Voorwaarden voor ritkosten |
| Kostenobjectbepalingen memoriaalregels | Voorwaarden voor memoriaalboekingen |
| Kostenobjectbepalingen kostendoelen | Voorwaarden voor kostendoelen |
| Kostenobjectbepalingen ritfactuurregels | Voorwaarden voor ritfactuurregels |
¶ Kostenobjectbepalingen zendingen
In het scherm Kostenobjectbepalingen zendingen is in te stellen welke kostendrager en welke kostenplaats gekozen moet worden. Dit scherm is op twee manieren te openen:
- Ga naar -> Stambestanden -> Financieel -> Kostenobjectbepaling zendingen of
- F11 -> Kostenobjectbepaling zendingen
Dit scherm is opgebouwd uit 3 onderdelen:
- Bepaling
Hier zijn de bepalingen in te vullen.
Voor het type kan gekozen worden uit Kostendrager of Kostenplaats. Het bedrijf staat hier ter informatie ook aangegeven (dit kan niet gewijzigd worden).
- Datum
Als er een grote wijziging is in kostenplaatsen, kan hier een nieuwe periode worden aangemaakt.
Op die manier controleer je wanneer de nieuwe instellingen ingaan.
Let er wel op dat je de juiste periode gekozen hebt als je de huidige instellingen wilt bekijken.
- Voorwaarden en kostenobject
Rechts zijn de verschillende voorwaarden en resultaat velden in te vullen.
Let er op dat Transpas de regels van boven naar beneden afgaat. De eerste regel waar een zending aan voldoet, wordt toegepast.
Resultaat velden
De resultaat velden (de velden met gele achtergrond) worden ingevuld als een zending voldoet aan de voorwaarden (alle velden met een witte achtergrond).
Bij Kostenobject is een kostendrager of kostenplaats in te vullen. Kies bij Kostenobject bron voor VASTE WAARDE om die kostendrager/kostenplaats in te laten vullen. Zie Charters hieronder voor een voorbeeld hoe dit in te richten is.
Hieronder is bijvoorbeeld ingesteld dat het kostenobject "Truck" is. Deze regel wordt veel gebruikt om de truck aan te wijzen als kostendrager. Zorg dan dat linksboven bij kostenobjecttype Kostendrager is ingevuld.
¶ Voorwaarden
Hoe de voorwaarden ingevuld worden en welk kostenobject gekoppeld is, hangt af van hoe de boekhouding dit ingericht heeft.
De meeste voorwaarden spreken voor zich. Hieronder worden chartersoort en tijdelijke charter nog even toegelicht.
Chartersoort
- Vast: In Transpas is een vaste charter een truck waar een crediteur bij is ingevuld
- Eenmalig: Een eenmalige charter wordt via de knop Charter plannen ingepland
Zie ook:
Tijdelijke charter
Dit is een intercompany instelling.
Als dit is aangevinkt, vallen ritten die gedeeld zijn uit een ander bedrijf én die een eenmalige charter hebben, ook onder deze regel.
Als dit niet is aangevinkt, ziet Transpas niet dat ritten uit een ander bedrijf een eenmalige charter hebben.
Deze mogelijkheid bestaat, omdat het wenselijk kan zijn dat ritten die onder een ander bedrijf vallen niet de kostenplaats krijgen die voor CHARTERS bedoeld is.
¶ Resultaat velden
¶ Kostenobject bron
| Vaste waarde | Vul bij kostenobject de kostenplaats/kostendrager in |
| Truck | De kostenplaats/kostendrager van de truck wordt gekozen |
| Trailer | De kostenplaats/kostendrager van de trailer wordt gekozen |
| Chauffeur | De kostenplaats/kostendrager van de chauffeur wordt gekozen |
| Plangroep zending | De kostenplaats/kostendrager van de plangroep van de zending wordt ingevuld |
| Plangroep rit | De kostenplaats/kostendrager van de plangroep van de rit wordt ingevuld |
| Departement | De kostenplaats/kostendrager van het departement (tabblad Extra parameters) wordt ingevuld |
| Kostendoel | Gebruik de instellingen uit het scherm kostendoelen |
| Debiteur | De kostenplaats/kostendrager van de debiteur wordt ingevuld. Dit staat in scherm Financiële relaties onder tabblad Financieel |
| Crediteur | De kostenplaats/kostendrager van de crediteur wordt ingevuld. Dit staat in scherm Financiële relaties onder tabblad Financieel |
| Plangroep planregel | De kostenplaats/kostendrager van de plangroep van de planregel wordt ingevuld. Afhankelijk van de plangroepbepaling kan de plangroep van een gesplitste zending afwijken van de plangroep van de zending zelf |
| Opdrachtgever | De kostenplaats/kostendrager van de opdrachtgever wordt ingevuld. Dit staat in scherm Financiële relaties onder tabblad Financieel |
| Crediteur van oversteek | De kostenplaats/kostendrager van de crediteur van de oversteek wordt ingevuld. Dit staat in scherm Financiële relaties onder tabblad Financieel |
¶ Voorbeelden
¶ Aparte kostenplaats voor losse charters
Maak bij de bepaling voor kostenplaatsen een regel aan en vul als Chartersoort "Eenmalig" in:
Zendingen die door een eenmalige charter gereden worden, krijgen bij het factureren de kostenplaats CHARTERS toegewezen.
¶ Elke plangroep is een kostenplaats
Als kostenobject bron is Plangroep zending in te vullen. Zending krijgen dan de kostenplaats van de plangroep.
In het scherm Plangroepen is de kostenplaats in te vullen in tabblad Algemeen:
