Er zijn twee 'smaken' charters in Transpas: Vaste charters en losse charters.
¶ Vaste charter
Met een vaste charter bedoelen we een charter die meedraait in de planning, waar je een (of meer) voertuigen van in het voertuigenscherm hebt staan. Een vaste charter staat ook als crediteur in het systeem.
¶ Toevoegen vaste charter
Om een nieuwe vaste charter toe te voegen, volg deze twee stappen:
- Maak een crediteur aan in het scherm Financiële Relaties
- Maak het voertuig aan en vul de crediteur in:
Vervolgens kunnen de planners deze charter inplannen op een rit in de planning, op dezelfde manier als je een eigen voertuig inplant.
Het voertuig is automatisch ook toegevoegd als resource in het scherm Resources.
¶ Chauffeur van een vaste charter toevoegen
De chauffeur van dit voertuig kan natuurlijk ingevoerd worden als medewerker, maar normaal wil je dat niet. Hier is een oplossing voor bedacht: we kunnen deze als contactpersoon toevoegen.
Deze contactpersoon moet als resource worden toegevoegd. Dit kan via de functie die gegeven wordt aan de contactpersoon.
-
Open het scherm F11 -> Functies en zorg dat er bij de functie die je wilt gebruiken Resource aanmaken op ja staat. In het voorbeeld hieronder gaat Chauffeur gebruikt worden als functie voor de contactpersoon:
-
Zoek de crediteur vervolgens op in het scherm Financiële Relaties
-
Maak de chauffeur aan als contactpersoon en vul de juiste functie in
-
Transpas toont in het opzoekscherm ook of Resource aanmaken op ja staat
Bij een vaste combinatie is het handig om de truck en de chauffeur te koppelen.
¶ Kosten
De kosten van de charter kunnen ingevuld wordt bij F11 -> Financiële Relatie, onder tabblad Planning, Voertuig kosten.
Hier kan een kilometerprijs, uurprijs of dagprijs ingevuld worden.
Uitleg van de velden:
| Resourcesoort | Bijv. trekker, trailer, of heftruck. Dit is bij het voertuig in te vullen |
| Datum | Datum vanaf geeft aan vanaf wanneer de kosten gelden. Met Datum t/m kan ingesteld worden dat kosten vanaf een specifiek moment niet meer gelden (handig wanner de periodes niet aansluiten). |
| Voertuigtype | Dit is bij het voertuig in te vullen |
| Resourcetype | Dit is bij het voertuig in te vullen |
| Chartersoort | Kan Vast, Eenmalig of Contactpersoon zijn. Dit is in het planscherm bij ongeplande resources per resource terug te vinden |
| Plangroep | Per plangroep kunnen verschillende kosten ingevuld worden voor een crediteur |
| Afstand | Hiermee is het mogelijk om bijv. lange ritten anders te tariferen dan korte ritten |
| Kilometerprijs, uurprijs, dagprijs, ritprijs | Dit is de prijs die berekend wordt. Het is mogelijk om zowel een kilometerprijs en een uurprijs in te vullen op dezelfde regel. Via Methode kan je instellen wat er gekozen wordt |
| Methode | Onder methode kan Goedkoopste of Duurste ingevuld worden. Als meerdere prijzen ingevuld zijn, komen er meerdere tarieven uit. Via Methode vertel je Transpas welk tarief gekozen moet worden. Is dit leeg, wordt Goedkoopste gekozen |
Verschillende kosten voor voertuigen van één crediteur
Als er meerdere voertuigen van een charter gebruikt worden waar verschillende tarieven voor gehanteerd worden, vul dan de kosten niet bij de crediteur in, maar bij het voertuig.
Dit kan in het scherm Voertuigen, te openen via
- het icoon
bovenin, of - F11 -> Voertuigen of
- Stambestanden -> Voertuigen -> Voertuigen
Onder tabblad Kosten kan je dezelfde velden invullen als bij de relatie. De velden Resourcesoort, voertuigtype, chartersoort en resourcetype kunnen hier niet gekozen worden.
¶ Losse charter
Aan een losse charter 'hangt' geen truck/trailer. Bij het inplannen van een losse charter zie je in de planning dat er een relatie op de rit is ingepland.
Orders uitbesteden aan een losse charter doe je door eerst de orders op een rit te plannen.
Vervolgens plan je de charter in via de knop Charter plannen in de planning:
Vervolgens opent een lijst met alle crediteurs/vervoerders.
¶ Charter selectie methode
De lijst van losse charters is te beïnvloeden via de charter selectie methode.
Dit is te vinden in het Bedrijvenscherm, onder tabblad Planning, kopje Overig:
Er zijn vier methodes:
| Crediteuren | Kies alleen crediteuren |
| Vervoerders | Kies alleen vervoerders |
| Vervoerders zijnde crediteuren | Kies alleen crediteuren die ook vervoerders zijn |
| Vervoerders en crediteuren | Kies crediteuren en vervoerder |
In het scherm F11 -> Financiële relaties, tabblad algemeen kan bij elke relatie ingesteld worden of deze vervoerder, debiteur, crediteur of een combinatie is:
¶ Kosten voor een charter invoeren
De prijs van een uitbestede rit wordt ingevuld bij de rit, onder Kosten.
Vul hier bijv. Afgesproken prijs in als kostensoort. Het is mogelijk om hier ook een zending in te vullen. Op die manier kun je dus ook een (of meerdere) zending(en) uitbesteden.
Zie ook: Losse charter plannen met kenmerken/restricties
¶ Hoe breng je de charter op de hoogte?
¶ Via het rapport transportopdracht / charteropdracht
Er wordt dan een afdrukvoorbeeld van het rapport geopend.
Vervolgens kan je dit rapport in de bijlage van een mail versturen via de knop: 
¶ Via de actie Ritten verzenden naar charter
Dit is zonder tussenkomst van het mailprogramma.
Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de rit die je wilt versturen en kies voor Rit -> Rit(ten) naar charter verzenden:
Het rapport wordt dan automatisch gemaild naar de contactpersonen die bij de crediteur zijn ingevuld, maar alleen naar de contactpersonen waar een e-mailadres is ingevuld en waar E-mail transportopdracht op ja staat:
Het rapport dat hiervoor wordt gebruikt, is het rapport dat ingesteld staat op Plangroep -> Extra parameters -> Rapporten -> Transportopdracht rapport.
Voor het onderwerp van de mail wordt standaard Label 885 gebruikt, voor de body Label 886.
Het is ook mogelijk om een transportopdracht via XML te versturen.
Voor meer informatie hierover neem contact op met de helpdesk.
¶ Kenteken charter invullen
Wanneer je van de charter een kenteken ontvangt van de truck die het werk gaat uitvoeren, kun je deze invoeren in de rit. Klik met je rechtermuisknop op Eind_truck en selecteer Charternaam wijzigen:
