¶ Introductie
Met Transpas Online V7 kan men orders invoeren, bekijken en documenten verwerken en nog veel meer zoals wellicht al bekend vanuit V6.
V7 is echter geschikt voor mobiele apparaten/touchscreens en werkt vele malen sneller dan V6.
¶ Inloggen
Open de website https://v7.transpasonline.nl/?custom_url_part (custom_url_part wordt vervangen door de unieke naam van de klant).
Log hier in met gebruikersnaam en wachtwoord voor Transpas Online.
¶ Interface
In de interface zijn er veel voorkomende elementen die we hieronder toelichten.
¶ Hoofdmenu
Na het inloggen komt er links op de pagina het hoofdmenu. Hierin staan alle mogelijke opties afhankelijk van de modules die actief zijn. Niet alle uitleg hieronder is dus van toepassing.
Deze balk is op apparaten met een hoge resolutie standaard vastgepind. Verberg de balk door te klikken op 
. Door de muis naar links in het scherm te verplaatsen wordt de balk weer zichtbaar. (op mobiele apparaten door te klikken op 
). Om de balk weer vast te pinnen klik op 
.
¶ Menubalk
| Icon | Omschrijving |
|---|---|
 |
Hierin worden de resultaten die opgehaald zijn gefilterd, gezocht kan worden op meerdere waardes d.m.v. komma's. Dit filter haalt geen nieuwe resultaten van de server |
 |
Nieuwe record aanmaken (order, relatie) |
 |
Record(s) verwijderen |
 |
Record(s) kopiëren |
 |
Ververst de data |
 |
Via dit menu kan data ververst, gedownload en gekopieerd worden of naar het eerste record van de resultaten gaan. Als laatste kan men de velden resetten, dit zorgt ervoor dat de kolommen in de standaard volgorde staan en de breedte aangepast wordt aan de opgehaalde informatie |
 |
Verzend een order |
 |
Toont acties specifiek voor het gekozen scherm |
 |
Verschillende rapporten zoals bijvoorbeeld een CMR |
 |
Voor het afdrukken van b.v. palletlabels |
Met de toolbar
wordt de invoer opgeslagen of verwijderd.
¶ Veldinstellingen Gebruiker (vanaf versie 7.1)
Vanaf versie 7.1 is het weer mogelijk om zelf te bepalen welke velden er zichtbaar zijn in een grid of op een tabblad.
Klik met de rechtermuisknop in het grid voor het aanpassen van velden in een grid en kies voor de optie 
, er opent nu een dialoog waar de beschikbare velden onzichtbaar gemaakt kunnen worden door het vinkje achter het veld weg te halen.
Klik met de linkermuisknop op het tandwiel icoon voor het aanpassen van velden op een tabblad, deze staat helemaal rechts bovenin op het tabblad 
.
Er opent nu een dialoog waar de beschikbare velden onzichtbaar gemaakt kunnen worden door het vinkje achter het veld weg te halen.
Beide dialogen hebben een knop Reset velden, hiermee worden alle instellingen voor dat grid of dialoog teruggezet naar de standaard instellingen
Sommige velden kunnen een slotje ervoor hebben staan, deze velden zijn niet onzichtbaar te maken
¶ Aanmaken van Orders
¶ Orders met goederen
In dit menu worden de orders aangemaakt, in dit geval met goederen.
-
Door met de linkermuisknop te klikken op de button
wordt een nieuwe order aangemaakt. -
Met de pijltjestoetsen op het toetsenbord ga je door de invoervelden van de order.
-
Dit gedeelte bestaat uit meerdere tabbladen:
- Bewerken - Invoeren b.v. NAW en referentiegegevens
- Goederen - Het toevoegen van goederen/producten
2.b. Goederen items - - ADR - Voor het toevoegen van producten/stoffen die een ADR certificaat benodigd zijn.
- Documenten - Voor het toevoegen van b.v. een transportopdracht
-
De velden laad- en losrelatie zijn opzoekvelden, op het moment dat men de opzoekvensters van deze velden opent dient men de eerste drie tekens van de naam in te vullen van de relatie die gezocht wordt. Daarna begint het opzoekvenster de relaties te zoeken die beginnen met de drie tekens die zijn ingevoerd.
-
Om een relatie in te voeren die niet gevonden kan worden in de lijst van beschikbare relaties; vul het relatieveld niet en de verdere velden (naam, adres, postcode etc.) wel in. Op het moment dat de order opgeslagen wordt, wordt deze toegevoegd aan de lijst met beschikbare relaties.
-
De velden laad- en losplaats worden automatisch ingevuld door de combinatie van postcode en land.
-
Worden er meerdere resultaten gevonden die voldoen aan de ingevulde waarden van postcode en land dan wordt dit weergegeven als “# plaatsen gevonden”
-
Klik na het invullen van de velden op de knop
en de order wordt bewaard. Let op; De order is nog niet bevestigd. -
Is er een fout gemaakt en moet de nieuwe orderregel ongedaan gemaakt worden voordat je deze wilt opslaan, klik dan met de linkermuisknop op de
knop. -
Is de orderregel opgeslagen, ga dan verder met het aanmaken van de goederenregels.
¶ Aanmaken goederenregels
- Voor het aanmaken van goederenregels moet als volgt te werk worden gegaan. Klik met de linkermuisknop op de button onderin het scherm op het tabblad Goederen
- Behalve het veld “eenheid” dienen alle op de zending betrekking hebbende velden ingevuld te worden. Het veld “eenheid” is een selectie menu, dat voorgeprogrammeerd is naar het verzendpatroon van de klant. Door op het pijltje omlaag te klikken bij eenheid of op de spatiebalk te drukken nadat een eenheid is geselecteerd, wordt de lijst met alle selecteerbare eenheden getoond.
- Is de goederenregel naar wens ingevoerd klik dan op de knop
in de headerbalk. Pijltje omhoog/omlaag of shift+enter kan ook gebruikt worden om op te slaan. - Er kunnen per zending meerdere orderregels ingegeven worden. Dit werkt gelijk als boven aangegeven is.
- Worden er stapelbare goederen verstuurd dan moet bij palletplaatsen het aantal opgegeven worden wat zich op de grond bevindt. Ons systeem berekent dan zelf de bijbehorende laadmeters.
- Zijn de order en goederenregels naar wens aangemaakt en ingevuld, kan nu de order verzonden worden. Doe dit door te klikken op
- De order dkan opgeslagen worden als sjabloon zodat deze in vervolg direct gekozen kan worden uit de lijst van Ordersjablonen.
- Doe dit door te klikken op ->
. - Nog voor de order te bevestigen bestaat er de mogelijkheid om documenten te printen, die betrekking hebben op de zending(en). Doe dit door te kiezen voor of kies daar het gewenste rapport of sticker.
Punt van aandacht:
- Via het veld Sjabloon is het mogelijk een “standaard opdracht” te kiezen en de velden automatisch te laten invullen vanuit een aangemaakt sjabloon. Doe dit door de eerste drie tekens van de naam van de relatie in het veld sjabloon in te vullen.
¶ Opgave ADR zendingen
Op het tabblad ADR kunnen aan een goederenregel ADR gegevens toegevoegd worden.
- Ga naar het tabje ADR en druk op de . Selecteer in de kolom Gevaarlijke Stof de betreffende gevaarlijke stof. Om snel te kunnen zoeken is het raadzaam om dit te doen op het UN nummer, geef de letters UN ook in voor het nummer.
- Selecteer indien gewenst in de kolom Selecteer goederenregel een goederenregel. (Wordt er geen goederenregel geselecteerd dan geldt de ADR voor de hele zending).
- Geef het gewicht in van de gevaarlijke stoffen (verplicht).
- Vink indien van toepassing Limited Quantities aan.
¶ Documenten toevoegen
Op het tabblad Documenten kun je documenten toevoegen aan de order toevoegen, b.v.
- Ga naar het tabje Documenten en druk op de .
- Kies een DocumentType.
- Kies het betreffende document
- Vul bij Concers in wat dit document betreft.
- Bij Reference kan een eigen referentie opgegeven worden.
¶ Verzenden van orders
Nadat er 1 of meerdere orders zijn aangemaakt kunnen ze allemaal geselecteerd worden via 
en dan klikken op om ze te versturen.
¶ Archief met goederen
Nadat een order is verzonden en bevestigd, is deze terug te vinden in het scherm “Archief met goederen”. In het Archief scherm zijn alle orders te vinden die tot nu toe zijn geboekt. Via de velden boven de lijst kan men filteren op datum
De lijst van statussen bevat:
Wachtend → (Wachtend om geïmporteerd te worden)
Wachtend op bevestiging → (Order wacht op acceptatie)
Geaccepteerd → (Order is geïmporteerd en geaccepteerd)
Afgewezen → (Order is afgewezen)
Mocht er in het archief een order staan waar een fout is gemaakt bij het invoeren, zet deze door middel van gevolgd door 
terug naar het Orderinvoer scherm, herstel de fout en zet weer klaar om geïmporteerd te worden.
Ook kan men hier een aantal documenten/rapportages opvragen. Naast standaard documenten als boven beschreven kunnen de zendingen ook geëxporteerd worden. Dit kan door in de orders, die geëxporteerd moeten worden, te gaan staan en op en vervolgens 
te klikken. De resultaten van de selectie worden opgeslagen in een *.csv bestand. Selecteren doe je via 
of selecteer alles via
¶ Sjablonen met goederen
Hier kunnen Ordersjablonen met verzenddata aangemaakt worden. Dit is interessant als er sprake is van wederkerige orderstromen.
- Klik met de linkermuisknop in het hoofdmenu op "Sjablonen met goederen". Door te klikken op de button wordt een nieuw sjabloon geopend.
- Het scherm bestaat uit twee delen:
a. De bovenste grid met daarin de bestaande sjablonen en ook een lege regel indien een nieuw sjabloon aangemaakt wordt.
b. Onderin het tabblad Bewerken (zowel hier als in de grid kun je wijzigingen doorvoeren) en Goederen hier worden goederen toegevoegd aan het sjabloon. - Start met het geven van een naam aan het ordersjabloon in het veld "Omschrijving", opdat dit gemakkelijk teruggevonden kan worden.
- Vul de juiste NAW en andere relevante gegevens in het sjabloon in, en klik met de linkermuisknop op de knop .
- In het veld “Goederen” kunnen door op de button te klikken de goederenregels ingevoerd worden.
Vanuit het menu Order met goederen kan van de order die ingevoerd makkelijk een sjabloon gemaakt worden via
¶ Ordersjabloon repeterende orders
Voor de orderinvoer kan ook één sjabloon ingesteld worden als standaard. Deze sjabloon wordt automatisch geselecteerd bij het aanmaken van een nieuwe order. Dit kan ingesteld worden via "Sjablonen met goederen", selecteer daar het sjabloon welke standaard geladen moet worden en plaats een vinkje in het vakje naast "Is Standaard Sjabloon".
¶ Orderinvoer
Orderinvoer werkt hetzelfde als Orders met goederen, hier kunnen echter geen goederen aan toegevoegd worden. Voor uitleg volg de instructie Orders met goederen.
¶ Archief
Dit Archief toont orders die ingevoerd zijn zonder goederen, voor uitleg volg de instructie Archief met goederen.
¶ Ordersjablonen
Hier staan de ordersjablonen voor orders zonder goederen, voor uitleg volg de instructie Sjablonen met goederen.
¶ Mijn relaties
Relaties kunnen worden aangemaakt onder het menu Mijn relaties.
- Klik met de linkermuisknop op “Mijn relaties” en klik vervolgens op de button om een nieuwe relatie aan te maken.
- De juiste NAW gegevens worden hier ingevuld, waarna de relatie wordt bewaard door met de linkermuisknop op de knop te klikken.
- Een relatie kan worden verwijderd door met de linkermuisknop op de relatie te klikken en vervolgens op de button.
- Relaties worden na 1 keer invoeren tijdens de orderinvoer automatisch opgeslagen.
¶ Openingstijden
Er kunnen bij het tabblad Openingstijden per relatie openings/sluitingstijden ingevoerd worden. In de kolom Gesloten kan een vinkje geplaatst worden indien de relatie de hele dag gesloten is. Indien de relatie b.v. maandagochtend dicht is dan vul bij dag Maandag, bij Van 12:00 en bij tot 17:00 in.
Met de toolbar
¶ Overzicht transport orders
Hier staat een overzicht van de orders, zoals deze zijn uitgevoerd of worden uitgevoerd. In dit overzicht staan zowel de orders die door jou als door ons zijn aangemaakt.
¶ Opties
Linksonder vindt men het gebruikersmenu door op een naam te klikken.
Men kan hier kiezen uit:
- Tips en hulp - deze link verwijst naar onze Wiki met daarop alle relevante informatie voor TPO
- Instellingen - hier wordt de grootte van het lettertype en nog wat extra opties ingesteld.
- Probleem melden - meldt hier een probleem in TPO aan Art Systems.
- Log uit - hiermee logt men uit
- Opnieuw laden - indien er iets niet goed werkt kan het zijn dat de applicatie opnieuw moet worden geladen.