Bij grotere transportbedrijven, welke dagelijks veel data genereren, kan het zijn dat het in de loop der tijd steeds meer tijd kost om schermen te openen of bepaalde data op te halen.
In deze gevallen kan het raadzaam zijn om een deel van de geschiedenis te archiveren. Bij het archiveren wordt data uit het verleden verplaatst naar een aparte database. Zo wordt de productiedatabase 'opgeschoond' en blijft deze snel voor de dagelijkse werkzaamheden.
¶ Database
Zoals genoemd wordt gearchiveerde data verplaatst van de _admin database naar een aparte database, de _archive database.
De tabellen en kolommen daarin moeten exact overeenkomen met de productiedatabase.
Wanneer deze database nog niet bestaat, of wanneer de kolommen niet geheel overeen komen zal de archiveringsactie een foutmelding geven zoals in onderstaande screenshot:
Het aanmaken of bijwerken van de archiefdatabase gebeurt, op verzoek, tijdens een update van Transpas.
Als deze foutmelding niet in beeld komt na het starten van archiveringsactie, en het selectiescherm naar voren komt waarin de bedrijven geselecteerd kunnen worden, is de archief database up-to-date en hoeft er geen update van Transpas plaats te vinden.
Neem voor een updateverzoek contact op met onze helpdesk.
Benoem hierbij graag expliciet dat de archiveringsdatabase moet worden bijgewerkt.
¶ Alias
In Transpas wordt, om de databases aan te roepen, gebruik gemaakt van database aliassen.
Deze zijn te vinden onder F11 -> Database-aliassen
Controleer of hier een regel is aangemaakt voor de archive database.
Is hier nog geen alias vastgelegd voor $ARCHIVE, maak de regel dan als volgt aan.
Vervang hierbij onder de kolom Database de waarde voor de daadwerkelijke naam van de archiefdatabase.
¶ Archiveringsinstellingen
Voordat er gearchiveerd kan worden moeten de juist instellingen worden vastgelegd.
Dit kan in het scherm Archiveringsinstellingen. Te bereiken via de volgende opties:
- F11 -> Archiveringsinstellingen
- Stambestanden -> Instellingen -> Archiveringsinstellingen
Bovenin het scherm kan onder de kop Omschrijving een nieuwe regel worden aangemaakt en kan een naam gegeven worden aan de archiveringsinstelling.
Wanneer er in Transpas gewerkt wordt met meerdere bedrijven kunnen er meerdere regels worden aangemaakt. Per bedrijf kan vervolgens worden ingesteld welke archiveringsinstelling van toepassing is.
Over bedrijven later meer.
Onderin het scherm is een vijftal opties aanwezig.
| Optie | Omschrijving |
|---|---|
| Omschrijving | De naam van deze set instellingen, dezelfde instelling als bovenin het scherm |
| Minimum # maanden bewaren | Hoeveel maanden minimaal moeten blijven bewaard. Minimaal twee. Archivering wordt altijd gedaan per hele maand. Bij een waarde van 2 en archiveren op 10 juni zal de actie alles archiveren tot en met 31 maart. |
| Archiveer niet afgevlagde ritten | Indien Ja zullen ook ritten worden gearchiveerd die nog niet zijn afgevlagd |
| Negeer niet-geboekte ritten | Standaard Nee. Ritten met ongefactureerde kostenregels zullen dan niet worden gearchiveerd. Indien Ja worden deze wél gearchiveerd |
| Negeer ritten bij archiveren emb.statements | Standaard Nee. Emballagestatements zullen alleen worden gearchiveerd als de ritten waar ze aan hangen ook aan alle voorwaarden voldoet. Bij Ja zullen de statements gearchiveerd worden, ongeacht of de ritten voldoen aan de voorwaarden |
¶ Bedrijvenscherm
Zoals eerder genoemd kunnen er per bedrijf verschillende archiveringsinstellingen gelden.
Nadat de instellingen zijn aangemaakt, kan een instellingenset in het bedrijvenscherm toegevoegd worden aan een bedrijf.
De instelling is te vinden op het tabblad Algemeen onder de kop Archivering.
¶ Archiveren
Wanneer voor alle bedrijven de juiste instellingen zijn geselecteerd is het tijd om te archiveren.
Ook dit gebeurt in het bedrijvenscherm.
Onder de bliksemschicht is de actie Archiveren te vinden.
De actie zal eerst controleren of de tabellen in de _archive database overeenkomt met de tabellen in de productiedatabase (_admin).
Wanneer dit het geval is komt er een scherm omhoog waarin de bedrijven kunnen worden gekozen.
Het is mogelijk om hier meerdere bedrijven tegelijk te selecteren.
Na het selecteren van de bedrijven zal de actie vragen om een datum te selecteren tot wanneer er gearchiveerd moet worden. Wanneer deze datum later is dan de ingestelde minimale bewaartermijn zal de minimale bewaartermijn worden aangehouden.
Als laatste zal een bevestigingsscherm worden getoond met een overzicht van de gekozen bedrijven en datum.
Het archiveren kan, afhankelijk van de hoeveelheid data, een behoorlijke tijd in beslag nemen.
Tot het archiveren klaar is zal deze instantie van Transpas niet meer reageren en niet te gebruiken zijn.
Wacht dit rustig af of start met de snelkoppeling een extra instantie van Transpas.
Klik op JA om het archiveren te beginnen.
¶ Gearchiveerde data
Nu de data gearchiveerd is, zal de data niet meer op de normale manier terug te vinden zijn. De data is namelijk uit de productiedatabase gehaald.
Hiervoor zijn een aantal aparte schermen ingericht.
Deze zijn te vinden door via F11 te zoeken op Archief of via Ga naar -> Archief
De schermen zijn vergelijkbaar met de schermen voor de productiedatabase en hierin zijn alle velden aanwezig die nodig zijn voor naslagwerk.
¶ Overblijvende dossiers
Na het archiveren zullen er vrijwel altijd een aantal dossiers achterblijven.
Hier kunnen een aantal redenen voor zijn. Dit heeft te maken met de volgorde waarop gearchiveerd wordt.
Als eerste worden de ritten gearchiveerd, daarna de verkoopfacturen en daarna de dossiers.
Een verkoopfactuur wordt pas gearchiveerd als alle ritten waarnaar deze verwijst zijn gearchiveerd.
Een dossier wordt vervolgens pas gearchiveerd zodra de verkoopfacturen van alle zendingen gearchiveerd zijn.
Zo kan het dus voorkomen dat een dossier niet gearchiveerd wordt omdat een zending op een factuur staat met een andere zending die net na de tot-datum is gereden.
Daarnaast kan het zijn dat, wanneer er meerdere bedrijven in Transpas bestaan, de rit is uitbesteed naar een ander bedrijf. Als dat bedrijf niet wordt meegenomen in de archivering, zal de rit, en daarmee het dossier in het originele bedrijf, dus ook blijven staan.
¶ Error codes
Wanneer een item niet gearchiveerd kan worden, wordt op dat item de kolom ArchiveError gevuld met een waarde. Deze geeft de reden aan waarom het item niet gearchiveerd kan worden.
Voor de zending is deze fout te vinden in het scherm Transportorders, tabblad Algemeen:
Voor de ritten is deze fout te vinden in het scherm Planning, tabblad Rit details:
Hieronder de lijst met error codes. Deze is ook in Transpas te vinden onder optietabel 16.
| Error code | Omschrijving |
|---|---|
| 1010 | Datum van item is te recent |
| 1100 | Rit is niet afgevlagt |
| 1101 | Niet gefactureerde zending(en) op rit |
| 1102 | Openstaande externe kosten op rit |
| 1103 | Openstaande interne kosten op rit |
| 1104 | Niet gefactureerde factuurregel(s) op rit |
| 1105 | Niet gefactureerde extra kosten op rit |
| 1200 | Verkoopfactuur is niet geboekt |
| 1201 | Verkoopfactuur verwijst naar niet archiveerbare ritten |
| 1300 | Inkooporder is niet geboekt/verwerkt |
| 1301 | Inkooporder verwijst naar niet archiveerbare ritten |
| 1400 | Inkoopfactuur is niet geboekt |
| 1401 | Inkoopfactuur verwijst naar niet archiveerbare ritten |
| 1500 | Memoriaalboeking niet geboekt |
| 1501 | Memoriaalboeking verwijst naar niet archiveerbare ritten |
| 1502 | Memoriaalboeking verwijst naar niet archiveerbare inkooporders |
| 1503 | Memoriaalboeking verwijst naar niet archiveerbare inkoopfacturen |
| 1600 | Dossier status niet gekwalificeerd voor archivering |
| 1601 | Dossier verwijst naar niet archiveerbare ritten |
| 1602 | Dossier is niet (compleet) gefactureerd |
| 1603 | Dossier verwijst naar niet archiveerbare verkoopfacturen |
| 1604 | Dossier bevat niet gefactureerde handelsregel(s) |
| 1605 | Dossier handelsregel(s) verwijzen naar niet archiveerbare verkoopfacturen |
| 1606 | Dossier bevat niet openstaande inkoopregel(s) |
| 1607 | Dossier inkoopregel(s) verwijzen naar niet archiveerbare inkoopfacturen |
| 1608 | Dossier bevat niet gefactureerde extra kosten |
| 1609 | Dossier extra kosten verwijzen naar niet archiveerbare verkoopfacturen |
| 1700 | Emballage statement is niet verwerkt |
| 1701 | Emballage statement verwijst naar niet archiveerbare ritten |
| 1702 | Laatste emballage statement kan niet gearchiveerd worden |
¶ Rapportage
Bij het archiveren wordt de oude data verwijderd uit de _admin database.
Deze data zal dus ook niet meer zichtbaar zijn in de reguliere rapporten en exports in Transpas.
Het is in veel gevallen mogelijk om rapporten en exports aan te passen zodat deze ook gearchiveerde data laat zien.
Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.