Consolidatie is een krachtige manier om transportkosten en tarifering slim te organiseren. Door zendingen te combineren (“consolideren”) op basis van vooraf vastgelegde regels, kun je voorkomen dat elke zending afzonderlijk onder een staffel valt. Dat leidt vaak tot betere tarieven, minder administratieve rompslomp, en meer transparantie — vooral bij klanten die regelmatig meerdere zendingen hebben.
In Transpas duidt consolidatie op het samenvoegen van meerdere zendingen (mogelijk uit verschillende dossiers) tot één geconsolideerde groep voor tarifering. In plaats van dat elke zending apart tegen een staffel‑tarief wordt afgerekend, wordt het totaal van de geconsolideerde zendingen gebruikt voor tariefbepaling.
Kort gezegd:
Meerdere zendingen worden “opgeteld” op één of meer consolidatievelden (zoals losplaats, losdatum e.d.).
Transpas bepaalt via de gekozen consolidatiemethode welke zendingen bij elkaar horen.
De zendingen krijgen een consolidatiecode zodat je kunt volgen welke zendingen zijn samengevoegd.
De geconsolideerde hoeveelheid bepaalt in welke tariefstaffel het geheel valt, en zo kan het tarief lagere zijn dan wanneer elke zending apart getarifeerd wordt.
Consolidatiemethode koppelen aan debiteur
In Transpas Enterprise kun je per debiteur instellen welke consolidatiemethode gebruikt moet worden (in de transport parameters van de debiteur). Je bepaalt dus op welke velden je zendingen wilt consolideren (zoals losplaats, losdatum, laadlocatie, etc.).
Kiezen van consolidatievelden
Er bestaat een tabel met alle mogelijke velden waarop geconsolideerd kan worden. Voorbeelden van consolidatievelden kunnen zijn:
Losplaats
Losdatum (datum van lossen)
Laadlocatie
Type dienst (bijv. normale zending, spoed)
Productgroep of commodity
Klant / opdrachtgever
Een veel gebruikte consolidatie methode is die op losplaats en losdatum.
Instellen van limieten op veldlengte
Alle consolidatievelden worden achter de schermen achter elkaar geplakt en vormen samen de consolidatiecode. Bij het inrichten van de consolidatiemethoden moet rekening gehouden worden met de uiteindelijke lengte van de consolidatiecode. Deze is maximaal 100 karakters lang. Wanneer deze langer is dan 100 karakters, zal deze afgekapt worden en worden alleen de eerste 100 karakters opgeslagen. Het gevolg hiervan kan zijn dat er zendingen geconsolideerd worden die volgens de ingestelde velden niet geconsolideerd zouden moeten worden. Zo is een consolidatieveld met een datum/tijd, zoals geplande losdatum (PUD), al 24 karakters lang. De consolidatiecode hiervan is als volgt: [PUD]2022-05-31T00:00:00 Ook de consolidatievelden met coördinaten zijn lang, namelijk 23 karakters. Aantal karakters Om dit tegen te gaan kan het aantal karakters per consolidatieveld worden beperkt middels de kolom # karakters. Het veld wordt dan beperkt tot het ingevoerde aantal, geteld vanaf links, exclusief de aanduiding ([PUD] in het voorbeeld [PUD]2022-05-31T00:00:00).
Door het consolidatieveld te beperken kan het zijn dat essentiële voorwaarden niet meer voorkomen in de consolidatiecode. Bij het beperken van een datum/tijd veld zal bijvoorbeeld als eerste de tijd afvallen.
Zendingen invoeren en registeren
Zodra de consolidatiemethode actief is voor een debiteur, krijgen nieuwe zendingen automatisch een consolidatiecode toegewezen op basis van de gekozen methode. Die zendingen verschijnen in het scherm Zendingconsolidaties, waar je kunt zien welke zendingen bij elkaar zijn geconsolideerd.
Herdistributie van tarief / opbrengst
Wanneer de consolidatieperiodiek wordt uitgevoerd, bijv. via de appserver, wordt het berekende tarief (op basis van de staffel voor het geheel) herverdeeld over de individuele zendingen. Dit kan betekenen dat de opbrengst per zending iets lager uitvalt dan wanneer je elk apart zou factureren.
Hieronder enkele concrete praktijkvoorbeelden die illustreren hoe consolidatie kan werken, welke voordelen het geeft, en waar je op moet letten.
Voorbeeld
Hoe het werkt
Voordeel(en)
Mogelijke complicaties
Voorbeeld A: Losplaats + Losdatum
Opdrachtgever Y stelt consolidatiemethode in op “losplaats = X” en “losdatum = 2025‑09‑20”. Alle zendingen van die klant die op datum 20 sept lossen op loslocatie X krijgen dezelfde consolidatiecode. Tarief wordt bepaald over het totaalvolume / aantal zendingen.
Omdat meer zendingen in 1 staffel vallen, kan lagere staffel gebruikt worden → lagere prijs per zending. Minder facturatie‐regels.
Als een zending later gewijzigd wordt (andere datum of losplaats), mogelijk verkeerde consolidatiecode. Beperking op consolidatiecode lengte kan velden afkappen.
Voorbeeld B: Laadplaats
Opdrachtgever X gebruikt consolidatie op laadplaats. Drie zendingen vanaf verschillende dagen maar met dezelfde laadlocatie (bijv. Magazijn A) worden gegroepeerd.
Zendingen vanuit één locatie worden samengevoegd, wat leidt tot efficiëntere ritplanning en tariefstaffel op totaalvolume of -gewicht.
Als laadplaats niet consistent is ingevoerd (bijv. spellingvarianten), worden zendingen niet samengevoegd. Afwijkende tariefeenheden kunnen consolidatie verhinderen.
Voorbeeld C: Maandconsolidatie
Debiteur Z heeft als consolidatiemethode ingesteld dat alle zendingen van een bepaalde productgroep binnen dezelfde kalendermaand moeten worden geconsolideerd.
Eén maandelijkse staffelberekening i.p.v. dagelijkse. Maandfacturatie mogelijk op één regel. Meer schaalvoordeel bij periodieke leveringen.
Als zendingdata niet goed in dezelfde maand vallen (bv. grensdata 31 aug / 1 sept), kunnen zendingen uitgesloten raken. Kans op vertraagde facturatie.
Er zijn verschillende redenen waarom consolidatie niet (volledig) werkt of toegepast wordt:
Verschillende tariefeenheden: als zendingen verschillende tariefeenheden gebruiken, kunnen ze niet in dezelfde stap staffeltarief krijgen.
Verschillende factuurcodes: zendingen moeten dezelfde factuurcode hebben om geconsolideerd te worden op getailleerd niveau.
Consolidatiemethode niet gekoppeld aan debiteur: als voor een klant geen consolidatiemethode is ingesteld, geldt geen consolidatie.
Tariefmethode staat op “Bereken elke zending apart” bij die debiteur. Dan wordt voor elke zending afzonderlijk berekend.
Regelfacturering is uitgeschakeld voor dossier / debiteur/dienst: dan worden zendingen niet meegenomen in consolidatie.
Consolidatiecode is te lang: als de samengestelde code langer is dan de limiet (max. ~100 karakters), wordt hij afgekapt. Hierdoor kunnen compleet verschillende waarden in velden per zending verdwijnen, waardoor zendingen onbedoeld samengevoegd worden of juist niet geconsolideerd.
Zendingen binnen een consolidatie kunnen pas worden verzameld op een factuur als alle zendingen binnen de consolidatie klaar zijn voor facturatie. Je voorkomt zo dat facturatie vooruitloopt op zendingen die nog openstaan of gewijzigd moeten worden.
De opbrengst van de geconsolideerde zendingen wordt herverdeeld. Omdat je vaak een lagere staffel tarief krijgt voor grotere hoeveelheden, kan de opbrengst per individuele zending iets afnemen, maar over de hele consolidering kan de marge stabiel of groter zijn door schaalvoordelen.
Transparantie naar klant is belangrijk: duidelijk maken dat zendingen zijn geconsolideerd, waarop, en welke regels gelden — dit voorkomt geschillen.
Goed vastleggen van klantafspraken: zorg dat in contracten is afgesproken op welke velden geconsolideerd mag worden.
Beperk en kies velden zorgvuldig: hoe meer velden, hoe kleiner de kans dat velden exact overeenkomen; hoe minder velden, hoe generieker de consolidatie. Zoek de balans.
Controle op code-lengte: test de lengte van de consolidatiecodes; voorkom afkapping van belangrijke informatie.
Regelmatige controle van Zendingconsolidaties‑scherm: controleer of zendingen op de juiste manier geconsolideerd worden; als zendingen die je verwacht te consolideren toch apart blijven, zoek de oorzaak.
Rapportage & analyse: monitor welke debiteuren, routes of diensttypen veel consolidatie opleveren — mogelijk aanleiding tot nieuwe staffelstructuren of contractveranderingen.