Transpas kan verbinding maken met een groot aantal financiële pakketten. Dit gaat via een koppeling.
Bekijk de pagina hieronder voor een lijst met ondersteunde financiële pakketten.
Bij het inrichten van die koppeling of het overzetten ervan zijn meerdere aandachtspunten.
Die aandachtspunten zijn hieronder verdeeld in categorieën.
We spreken van inrichten als een Transpas administratie gekoppeld moet worden aan een financieel pakket waarmee het op dat moment geen verbinding heeft. Van overzetten is sprake als een bedrijf overgaat naar een andere variant van een financieel pakket. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de overstap van Exact Globe (hosted on premise) naar Exact Online (cloud hosted).
Voordat begonnen kan worden met inrichten moet er eerst een verbinding zijn tussen Transpas en het financiële pakket.
Grof gezegd zijn er twee types verbindingen met financiële pakketten:
De eerste is met een pakket waarvan de data in een database op een server van de klant zelf staat.
Bij dit type koppeling wisselen Transpas en het pakket financiële informatie uit via een lokale connectie. De exacte aard en de randvoorwaarden van die connectie verschillen per pakket. Het is daarom belangrijk om vroeg vast te stellen hoe die koppeling precies loopt en wat de randvoorwaarden zijn.
De tweede manier is via web requests. Bij deze methode sturen de twee pakketten elkaar berichten via een internet verbinding. In tegenstelling tot de eerste methode zijn web requests per definitie tweerichtingsverkeer waardoor Transpas vaak meer feedback kan krijgen / krijgt. Deze methode wordt gebruikt voor cloud hosted pakketten, maar kan ook van toepassing zijn bij pakketten waarvan de data lokaal op de server van onze klant staat.
Voor de inrichting is een belangrijk verschil tussen de twee types dat koppelingen met lokale databases veelal alleen werken op computers/servers waar het financiële pakket ook geïnstalleerd is. Als Transpas foutmeldingen geeft die verwijzen naar een COM object, is dit het geval. Bij web requests is het alleen nodig dat de computer/server het webdomein mag benaderen. Het is daarbij nog steeds mogelijk dat berichten door bijvoorbeeld een firewall tegengehouden worden.
Het tweede aandachtspunt is de stamdata in Transpas.
Transpas stelt boekingen eerst intern op en verzendt ze daarna naar het financiële pakket.
Om ervoor te zorgen dat die boekingen goed aankomen is het essentieel dat de stamdata van Transpas en het financiële pakket overeenkomen.
De stamdata die Transpas gebruikt voor het maken van financiële mutaties zijn:
Andere stamdata die Transpas gebruikt voor de factuur export zijn:
Bij de eerste set stamdata is het gebruikelijk dat Transpas deze krijgt vanuit het financiële pakket, of deze zelf opgehaald kan worden uit het financiële pakket. Bij financiële relaties ligt dat anders. Er zijn meerdere financiële pakketten (maar niet allemaal) waarbij Transpas het eigen relatiebestand kan bijhouden op basis van de relaties in het financiële pakket. Het is dan wel zaak een keuze te maken wat leidend is: Transpas of het financiële pakket. Relatiebeheer doen op twee plaatsen leidt in de regel tot dubbel werk of database vervuiling.
Afhankelijk van het pakket zal de bovenstaande informatie in Transpas ingelezen of door Transpas opgehaald moeten worden.
Het ophalen van de stamdata werkt niet bij alle financiële pakketten en alleen als de verbinding met het financiële pakket al gemaakt is. Het voordeel is wel dat Transpas de data entry dan zelf doet.
Als Transpas de stamdata eenmaal heeft kunnen de financiële instellingen ingericht worden.
De instellingen gebruiken de stamdata en bepalen hoe de berichten aan het financiële pakket eruit zien. Stamdata die niet is meegenomen in de inrichting wordt door Transpas niet gebruikt.
De inrichting staat op meerdere plaatsen in Transpas, namelijk:
Hiermee bepaald Transpas welke grootboekrekeningen gebruikt worden bij het opstellen van journaalposten.
Er zijn grootboek bepalingen voor meerdere boeking types. De meest gebruikte zijn die voor zendingen en verkoop factuurregels. Welke grootboekregels een bedrijf nodig heeft hangt af van de activiteiten van dat bedrijf en moet geïnventariseerd worden.
De grootboekregels staan ingesteld in het bedrijven scherm.
Het factuur groepen tabblad in het bedrijven scherm bevat meerdere instellingen die relevant zijn voor het financiële pakket.
De instelling die als eerste ingesteld moet worden is het standaard dagboek. Als het mogelijk is om documenten naar een financiële pakket te sturen (bijvoorbeeld factuur PDFs) dan kan hier ingesteld worden welke documenttypes verstuurd moeten worden.
Hiermee bepaald Transpas welke BTW-code bij inkoop- of verkoopregels gebruikt worden (bijvoorbeeld op zendingen) en daarmee ook welke BTW-codes naar het financiële pakket gestuurd worden.
Hierin staan de betalingstermijnen die Transpas gebruikt.
Afhankelijk van het financiële pakket kan het nodig zijn om deze ook mee te sturen.
Deze zijn alleen relevant als kostendragers of kostenplaatsen gebruikt worden.
Net als de grootboekregels zijn deze bepalingen opgesplitst in bepalingen per type (zendingen, rit kosten, etc.). Per bedrijf kan in het bedrijven scherm ingesteld worden welke bepalingen gebruikt moeten worden.
Houd er bij dynamische bepalingen rekening mee dat de bron de kostendrager/plaats moet hebben.
Wanneer de truck van de rit als kostendrager van de ritkosten moet worden gebruikt, dan moeten op de trucks kostendragers worden ingesteld.
Boekingscodes functioneren als templates voor factuurregels.
Dit is nuttig wanneer gebruikers handmatig factuurregels maken, maar er wel een stramien vastgehouden moet worden. Boekingscodes hebben hun eigen grootboekrekening en BTW-code instellingen, dus als deze gebruikt (gaan) worden zullen deze waardes ook ingesteld moeten worden.
Als een reeds operationele Transpas installatie aan een nieuw financieel pakket gekoppeld moet worden, zijn er een aantal aandachtspunten. Dit zijn de timing, de stamdata en de inrichting.
Een Transpas bedrijf heeft één financiële koppeling & inrichting.
Zoals aan de bovenstaande punten te zien is heeft een volledige koppeling + inrichting redelijk wat voeten in de aarde. Heen en weer schakelen tussen pakketten is daardoor onpraktisch.
Als een overstap nodig is, plan het moment van overstappen dan zorgvuldig. Zorg er vooral voor dat alle boekingen die nog naar het oude pakket moeten afgerond zijn voor de overstap.
Als er overlap is tussen de stamdata van het oude en nieuwe pakket (bijvoorbeeld gelijke grootboeknummers) dan moet zorgvuldig uitgezocht worden of de twee pakketten dezelfde codes voor dezelfde waardes gebruiken.
Simpel gezegd dwingt Transpas namelijk per bedrijf unieke waardes af in de codes voor de stamdata die naar financiële pakketten gestuurd worden.
Als dit wordt nagelaten, ontstaat het risico dat data van oude zendingen, kosten regels en facturen overschreven worden.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan zendingen van 2 jaar geleden die opeens een ander BTW percentage hebben.
Het is raadzaam om ervoor te zorgen dat de overlap tussen het oude en nieuwe pakket of 100% is of 0%.
Bij 0% overlap heeft Transpas voor alle stamdata waarbij het financiële pakket leidend is 2 sets: 1 voor het oude pakket en 1 voor het nieuwe pakket. De oude boekingen houden de verwijzingen naar de oude set stamdata en de nieuwe boekingen krijgen verwijzingen naar de nieuwe stamdata.
Dit beschermt de oude data effectief, maar er zal wel een nieuw set regels en bepalingen gemaakt moeten worden om de nieuwe stamdata verwijzingen toe te passen.
Die kunnen dan een ingangsdatum krijgen die gelijk is aan de datum van overgang.
Het goed en volledig inrichten of overzetten van een financiële pakket koppeling is een traject waar voor onze consultants veel tijd in kan zitten.
Bij de overstap naar een financieel pakket van een andere leverancier, bijvoorbeeld van AccountView naar Exact, zal een nieuwe financieel pakket koppeling moeten worden aangeschaft. Hierbij zitten ook implementatiekosten.
Bij de overstap naar een andere variant van hetzelfde pakket (bijvoorbeeld van Exact Globe naar Exact Online) worden de bestede uren op basis van nacalculatie gefactureerd.
In beide gevallen gaat het traject sneller als in een vroeg stadium wordt nagedacht over de bovengenoemde aandachtspunten.
Hoe minder openstaande vragen er zijn, hoe sneller een implementatie kan gaan.
Neem voor vragen of een vrijblijvende offerte contact op met onze helpdesk.