Binnen Art Systems hebben klanten toegang tot onze Cliënt portal. In dit portaal kan de klant de openstaande cases zien, inclusief opleverdatum en contactpersoon.
De klant kan inloggen via https://client.artsystems.nl/
Wat ziet u op het scherm?
- CaseID: Dit is het nummer waaronder de case in ons systeem bekend is. Met vragen over een case zal er naar dit nummer gevraagd worden.
- Korte omschrijving: Hier staat kort beschreven waar de case over gaat.
- Contactpersoon: Dit is de persoon die de case heeft ingestuurd of gebeld heeft met de helpdesk.
- Status: Hier is te zien welke status de case heeft (nieuw, wacht op reactie, ter beoordeling, afgehandeld).
- Deadline: De datum waarvoor er een terugkoppeling verwacht mag worden.
- Aasngemaakt: De datum waarop de case voor het eerst is aangemaakt.
- Stuur e-mail: Hier kunt u rechtstreeks een e-mail sturen die automatisch in de case terechtkomt.
- Aangemaakt door: Hier staat de naam van de persoon die de case telefonisch aangenomen heeft.
- Afdeling: De afdeling die de case gaat behandelen.
In het vak Opmerkingen staan alle berichten die over en weer verstuurd zijn aangaande deze case met de naam van degene die het bericht verstuurd heeft.
¶ Support
Als men belt naar de Helpdesk zal de helpdeskmedewerker/ster een case aanmaken waar het probleeem uitgebreid beschreven wordt, eventueel voorzien van screenshots die gemaakt kunnen worden via Teamviewer of als de medewerker/ster inlogt op de server van de klant.
Vaak zal de medewerker/ster vragen of hij/zij mag meekijken via Teamviewer, zodat er een duidelijk beeld ontstaat van het prbleem. Teamviewer kan worden gedownload via de Helpfunctie binnen Transpas of via onze website: artsystems.nl
De klant kan ook zelf een case insturen naar helpdesk@artsystems.nl
Vervolgens kijkt een casemanager naar de nieuwe cases en beoordeelt welke prioriteit een case moet krijgen. Afhankelijk van de prioriteit wordt er een deadline aan de case toegevoegd.
De deadline betekent dat de klant mag verwachten dat er voor die datum een terugkoppeling plaatsvindt over de oplossing van de case.
Vervolgens wordt de case toegewezen aan één van onze support medewerkers. Deze ziet de case dan in zijn/haar casebak. Als die meer informatie nodig heeft om de case op te lossen zal er via de mail contact worden opgenomen met de klant.
Alle mailverkeer tussen Art Systems en de klant via de casebak is zichtbaar in het klantportaal.
Als de case een nieuwe status krijgt (nieuw, wacht op reactie, ter beoordeling, afgehandeld), dan krijgt de contactpersoon daarover een mail. Dit is ook zichtbaar in de klantportaal.
Het is ook mogelijk om opmerkingen toe te voegen aan een bestaande case én om documenten en afbeeldingen mee te sturen.
Opmerking toevoegen
Klik op het plusteken om een opmerking toe te voegen. Je kunt de tekst invoeren in het veld aan de rechterkant. Sla de opmerking op met het vinkje dat verschijnt zodra er iets wordt ingevuld in het bodyveld. Na het opslaan blijft de opmerking nog 3 minuten bewerkbaar. Daarna wordt deze definitief en kan deze niet meer worden aangepast. Afbeeldingen, zoals screenshots, kun je direct in het bodyveld plakken.
Bestanden toevoegen
Linksonderaan kun je bestanden toevoegen door ze naar het veld te slepen. Je kunt ook op het plusteken klikken om een bestand te selecteren via het veld filedata.