De basis voor een inkoopfactuur vormen ritkostenregels, die voorzien zijn van een crediteur.
Een bijzondere inkoopfactuur is de creditfactuur voor de charter. Hierbij doe je aan Selfbilling van je charters.
In dit geval genereer je de factuur voor de charter, voordat deze aan jou zijn factuur stuurt. Het proces wordt hierbij omgedraaid. Een creditfactuur is in dit geval dus een inkoopfactuur.
Inkoopfacturen worden aangemaakt in het scherm Inkoopfacturen:
Het proces begint met het controleren van de ritkostenregels op een rit of ritcombinatie. Dit doe je in het scherm Orderafhandeling 2 (Ritafhandeling) of in het planscherm zelf. Je controleert of de ritkostenregels correct zijn, voorzien van de juiste bedragen, grootboekrekening en BTW-code.
Als de ritkostenregels correct zijn, kun je ze toevoegen aan een inkoopfactuur.
Let op: Dit is afhankelijk van een instelling op de factuur groep.
De factuur groep vind je op het scherm Bedrijven Stambestanden -> Algemeen -> Bedrijven. Op het tabblad Factuur groepen staat de instelling Nog niet afgevlagde kosten verzamelen.
Dit kan op ja of op nee staan (leeg betekent ook nee):
| Ja | Je kunt ritkostenregels verzamelen op een inkoopfactuur zonder dat de rit is afgevlagt. |
| Nee | Je kunt alleen ritkostenregels verzamelen op een inkoopfactuur als de rit is afgevlagt. |
Zie ook: Controleren en afvlaggen van ritten.
In het scherm Inkoopfacturen kun je op twee manieren een inkoopfactuur maken: handmatig of via automatisch verzamelen.
Stambestanden -> Algemeen -> Bedrijven, tabblad Factuur groepen
In het bedrijvenscherm kun je meerdere factuurgroepen aanmaken voor verschillende typen inkoopfacturen. Hier worden ook de e-mailinstellingen ingesteld, alsmede de standaard lay-out waarmee een creditfactuur kan worden verzonden. In dit scherm vindt je ook de instelling Nog niet afgevlagde kosten verzamelen.
Ga naar -> Relaties -> Financiële relaties, tabblad Planning
Op het tabblad Planning van de crediteur kan de factuurmethode worden ingevuld van de crediteur. Met deze instelling wordt bepaald hoe de ritkostenregels worden verzameld (per week, maand, truck, rit, etc.)
Nadat de facturen zijn aangemaakt, kun je deze printen of mailen of beide. Dat gaat met de knop Verwerken inkoopfactuur. Op basis van de instellingen van de crediteur worden de geselecteerde facturen verstuurd en/of gemaild. De status van de inkoopfactuur gaat nu van Mutatie naar Geprint en de factuur gaat op slot. Inkoopfacturen met de status Geprint kunnen worden doorgeboekt naar het financiëel pakket.