De basis voor een inkoopfactuur vormen ritkostenregels, die voorzien zijn van een crediteur.
Een bijzondere inkoopfactuur is de creditfactuur voor de charter. Hierbij wordt aan Selfbilling gedaan van de charters.
In dit geval wordt de factuur voor de charter gegenereerd voordat deze factuur stuurt. Het proces wordt hierbij omgedraaid. Een creditfactuur is in dit geval dus een inkoopfactuur.
Inkoopfacturen worden aangemaakt in het scherm Inkoopfacturen:
Het proces begint met het controleren van de ritkostenregels op een rit of ritcombinatie. Dit wordt gedaan in het scherm Orderafhandeling 2 (Ritafhandeling) of in het planscherm zelf. Controleer zelf of de ritkostenregels correct zijn, voorzien van de juiste bedragen, grootboekrekening en BTW-code.
Als de ritkostenregels correct zijn, kunnen ze toegevoegd worden aan een inkoopfactuur.
Let op: Dit is afhankelijk van een instelling op de factuur groep.
De factuur groep staat op het scherm Bedrijven Stambestanden -> Algemeen -> Bedrijven. Op het tabblad Factuur groepen staat de instelling Nog niet afgevlagde kosten verzamelen.
Dit kan op ja of op nee staan (leeg betekent ook nee):
| Ja | Ritkostenregels kunnen verzameld worden op een inkoopfactuur zonder dat de rit is afgevlagt. |
| Nee | Ritkostenregels kunnen alleen verzameld worden op een inkoopfactuur als de rit is afgevlagt. |
Zie ook: Controleren en afvlaggen van ritten.
In het scherm Inkoopfacturen kan op twee manieren een inkoopfactuur gemaakt worden: handmatig of via automatisch verzamelen.
Stambestanden -> Algemeen -> Bedrijven, tabblad Factuur groepen
In het bedrijvenscherm kunnen meerdere factuurgroepen aangemaakt worden voor verschillende typen inkoopfacturen. Hier worden ook de e-mailinstellingen ingesteld, alsmede de standaard lay-out waarmee een creditfactuur kan worden verzonden. In dit scherm staat ook de instelling Nog niet afgevlagde kosten verzamelen.
Ga naar -> Relaties -> Financiële relaties, tabblad Planning
Op het tabblad Planning van de crediteur kan de factuurmethode worden ingevuld van de crediteur. Met deze instelling wordt bepaald hoe de ritkostenregels worden verzameld (per week, maand, truck, rit, etc.)
Nadat de facturen zijn aangemaakt, kunnen deze geprint of gemail worden of beide. Dat gaat met de knop Verwerken inkoopfactuur. Op basis van de instellingen van de crediteur worden de geselecteerde facturen verstuurd en/of gemaild. De status van de inkoopfactuur gaat nu van Mutatie naar Geprint en de factuur gaat op slot. Inkoopfacturen met de status Geprint kunnen worden doorgeboekt naar het financiëel pakket.